Provimento 45/2015: Livro Diário Auxiliar e modelo contábil unificado

O titular de serventia extrajudicial mantém o Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa (art. 1º). Trata-se de documento administrativo obrigatório, distinto do Livro-Caixa da Receita Federal.

O Provimento 45/2015 revogou o Provimento 34/2013 e a Orientação 6/2013 e consolidou as normas de escrituração desse livro. Em 30 de agosto de 2023, o Provimento 149 (Código Nacional de Normas do Foro Extrajudicial) revogou os artigos 1º a 14 do Provimento 45/2015, com exceção dos arts. 8º e 12, que seguem sem marca de revogação no texto compilado do CNJ, e substituiu os demais por regramento unificado.

Modelo contábil e colunas obrigatórias

O Livro Diário Auxiliar segue o modelo usual para a forma contábil, com colunas para data, discriminação da receita e da despesa e valor respectivo (art. 5º). Quando impresso manualmente ou gerado em sistema informatizado, as folhas são divididas nessas colunas.

O histórico dos lançamentos é sucinto, mas identifica sempre o ato que ensejou a cobrança de emolumentos ou a natureza da despesa.

O que entra no livro: emolumentos líquidos

Os lançamentos compreendem apenas os emolumentos percebidos como receita do notário ou registrador. Ficam excluídas a parcela de emolumentos devida ao Estado, ao Distrito Federal, ao Tribunal de Justiça, aos fundos de renda mínima e de custeio de atos gratuitos, a taxa de fiscalização e o selo (art. 6º, § 1º, do Provimento 34/2013, que o Provimento 45 consolidou).

Em outras palavras: o que entra é o emolumento líquido do titular, não o valor total arrecadado. Repasses a terceiros ficam de fora.

Abertura, autenticação e responsabilidade

Os livros são abertos, numerados, autenticados e encerrados pelo delegatário (art. 2º). O termo de abertura contém o número do livro, o fim a que se destina, o número de folhas, a declaração de que todas as folhas estão rubricadas e o fecho, com data, nome do delegatário e assinatura.

A responsabilidade pela escrituração é direta do delegatário, ainda que escriturado por um preposto (art. 3º).

Livro de Controle de Depósito Prévio

Os delegatários de unidades cujos serviços admitam o depósito prévio de emolumentos mantêm livro próprio, no qual indicam o número do protocolo, a data do depósito, o valor depositado, a data de conversão em emolumentos ou a data da devolução do valor depositado (art. 4º).

Esse livro pode ser escriturado apenas eletronicamente, a critério do delegatário, e será impresso quando a autoridade judiciária competente determinar, sem prejuízo da manutenção de cópia atualizada em sistema de backup (art. 4º, parágrafo único).

Livro de Visitas e Correições

O Livro de Visitas e Correições é escriturado pelas competentes autoridades judiciárias fiscalizadoras e contém cem páginas; o delegatário responde pela guarda e integridade do conjunto de atos nele praticados (art. 3º, parágrafo único).

Processo mecânico de autenticação

O delegatário pode utilizar processo mecânico de autenticação previamente aprovado pela autoridade judiciária competente na esfera estadual ou distrital (art. 2º). Essa regra abriu caminho para a geração informatizada do livro.

Vigência e sucessão normativa

O Provimento 45/2015 entrou em vigor 30 dias após a publicação (art. 17). Em 30 de agosto de 2023, o Provimento 149 revogou os artigos 1º a 14 do Provimento 45, exceto os arts. 8º e 12, consolidando as normas do foro extrajudicial em código único.

As normas estaduais compatíveis editadas pelas Corregedorias Gerais da Justiça permanecem válidas no que não conflitarem com o regramento do CNJ (art. 15).

Para esclarecer: Diário Auxiliar e Livro-Caixa são documentos diferentes

O Livro Diário Auxiliar é da Corregedoria e registra a movimentação diária da serventia. O Livro-Caixa é da Receita Federal e fundamenta o IRPF do titular. Ambos são obrigatórios, um não substitui o outro. O Acta Control gera os dois.