Carnê-leão do cartório: prazo, DARF e o que o titular deduz

O titular de cartório paga o carnê-leão todo mês sobre os emolumentos e custas que recebeu, salvo se for remunerado exclusivamente pelos cofres públicos. O cálculo é feito no Carnê-Leão Web, no e-CAC, em regime de caixa: receita recebida no mês menos as despesas pagas e escrituradas no livro-caixa. O DARF vence no último dia útil do mês seguinte ao do recebimento. Quem ainda não tem o livro-caixa montado encontra o passo a passo no guia do livro-caixa do cartório.

Passo a passo no Carnê-Leão Web

O caminho que a Receita Federal indica é o canal "Meu Carnê-Leão", na opção Web, que abre pelo botão "Acessar o Carnê-Leão" e leva ao login do e-CAC (página Apurar carnê-leão, no gov.br). A Receita lista entre os rendimentos sujeitos ao carnê-leão os "emolumentos e custas dos serventuários da Justiça, exceto quando forem remunerados pelos cofres públicos".

1. Feche o mês no livro-caixa. Separe o que o titular recebeu e o que pagou no mês. Despesa paga em outro mês entra no mês do pagamento.
2. Entre no e-CAC com a conta gov.br do titular e abra o Carnê-Leão Web pelo caminho acima. Os nomes das telas internas mudam com as versões do programa; o manual do Carnê-Leão Web, indicado na página da Receita, é a referência para elas.
3. Lance a receita do mês: os emolumentos recebidos, pelo valor bruto, em regime de caixa.
4. Lance as despesas do livro-caixa. O Carnê-Leão Web aceita importação de arquivo. No Acta Control, o botão "Baixar as despesas do mês", em Relatórios, no destino Carnê-Leão e ISS, gera o arquivo no formato da Receita. A receita se lança à mão, em uma linha, porque o modelo de rendimento exige o CPF de quem pagou e a receita do cartório vai englobada.
5. Confira o imposto apurado e emita o DARF. O programa calcula a base com as demais deduções previstas em lei, como a previdência oficial do titular, que ficam fora do livro-caixa.
6. Pague até o vencimento (seção abaixo) e guarde o comprovante junto com a escrituração.

Emolumentos, taxas e repasses: o que entra como receita

A regra é a do regime de caixa (Lei 8.134/1990, art. 6º, III; RIR/2018, arts. 68 e 69; IN RFB 1.500/2014, art. 104): a receita do mês é o que entrou, e a despesa dedutível é o que foi pago no mês.

• Emolumentos recebidos entram como receita no mês em que o titular os recebe, ainda que o ato tenha sido praticado antes.
• Valor cobrado do usuário por fora dos emolumentos, como determinadas taxas que o cartório apenas arrecada, não é rendimento do titular e também não é despesa dedutível (Manual da Receita, p. 45).
• Repasse a fundos incluído no valor dos emolumentos (Funajuris, FUNAMP, FCRCPN, FETJ e semelhantes): o titular recebe o emolumento bruto no balcão e paga o fundo no mês seguinte. A receita entra quando recebida, e o fundo é despesa quando pago, no livro-caixa, no mês do pagamento (Solução de Consulta Cosit 94/2020; Manual, pp. 44, 45 e 99). Não se abate o fundo da receita do mês do ato.
• ISS: não se subtrai da receita. A guia de ISS paga é despesa dedutível quando o titular a suporta.

Na prática, o titular que vê o carnê-leão do mês maior do que esperava, porque ainda não lançou o boleto do fundo, resolve isso lançando o boleto no mês em que o pagar, e não mudando a conta. O Acta Control calcula a base do IR desse jeito: receita recebida menos despesas pagas dedutíveis, com o repasse a fundo pago entre as despesas.

Prazo do DARF e multa por atraso

Segundo a Receita Federal, "o imposto deve ser pago até o último dia útil do mês subsequente ao do recebimento do rendimento" (página Carnê-Leão, no gov.br). Emolumentos recebidos em setembro, por exemplo, geram DARF com vencimento no último dia útil de outubro.

Pago depois do vencimento, o imposto leva multa de mora de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20%, e juros pela taxa Selic, a partir do mês seguinte ao do vencimento, mais 1% no mês do pagamento (Lei 9.430/1996, art. 61 e § 3º). Confira os valores do dia no programa da Receita antes de pagar a guia em atraso.

Atualizado em 11/10/2026. Base: Manual de Orientação Tributária para Cartórios da Receita Federal (versão 1.0, abril de 2026), Lei 8.134/1990 e Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 9.580/2018). As páginas indicadas são as do Manual.

Resposta curta sobre as deduções

O titular pode deduzir da receita da serventia, no livro-caixa do carnê-leão, três grupos de despesa: a remuneração de quem tem vínculo empregatício, com os encargos trabalhistas e previdenciários; os emolumentos pagos a terceiros; e as despesas de custeio pagas que sejam necessárias para receber a receita e manter a serventia funcionando (Lei 8.134/1990, art. 6º; Manual p. 65).

A lei veda a dedução de depreciação e arrendamento de instalações, máquinas e equipamentos, e de despesas de locomoção e transporte (art. 6º, § 1º). Por isso, as despesas com veículo (combustível, manutenção, seguro, IPVA, estacionamento) e com transporte em geral não são dedutíveis, salvo as exceções que o Manual admite, como o carro-forte e a passagem para congresso ligado à atividade (p. 88).

"Necessária", para a Receita, é a despesa sem a qual o titular não conseguiria exercer o ofício de modo habitual, ou que, se não feita, afetaria significativamente a receita (Manual pp. 98 e 101). Ser útil ou conveniente não basta.

Regras que valem para qualquer despesa

• Regime de caixa. Deduz-se a despesa paga no mês, escriturada no livro-caixa (Lei 8.134, art. 6º, III e § 2º).
• Documento hábil e idôneo. O comprovante precisa identificar quem pagou e o que foi pago. Tíquete de caixa e recibo sem identificação não servem (Manual p. 65). Os comprovantes devem estar em nome do titular e ligados à atividade (p. 68).
• Limite mensal. As deduções não podem passar da receita do mês. O excesso pode ser usado nos meses seguintes, até dezembro, e não passa para o ano seguinte (art. 6º, § 3º; Manual p. 66).
• Guarda. Os comprovantes ficam à disposição da fiscalização enquanto não ocorrer a prescrição ou a decadência (art. 6º, § 2º; Manual pp. 65 e 66).

Livro-caixa, carnê-leão e declaração anual

São três coisas diferentes:

• Livro-caixa é onde se escrituram a receita e as despesas dedutíveis da atividade.
• Carnê-leão é o recolhimento mensal do imposto, calculado sobre a receita do mês menos as despesas do livro-caixa e as demais deduções mensais.
• Declaração de ajuste anual consolida o ano e admite deduções pessoais que não pertencem ao livro-caixa.

Duas dessas deduções costumam ser confundidas com despesa da serventia:

• Previdência do titular. A contribuição previdenciária do próprio titular não é despesa do livro-caixa. Ela é deduzida da base de cálculo mensal por outro caminho (Lei 8.134, art. 7º, II). Reduzir a base não significa reduzir o imposto na mesma proporção: o efeito depende da apuração de cada mês.
• Despesas médicas do titular e dos dependentes. Ficam fora do livro-caixa e entram na declaração anual, quando cabíveis (Lei 8.134, art. 8º, I; Manual pp. 78 e 79). O plano de saúde dedutível no livro-caixa é só o dos funcionários, oferecido a todos.

O que pode e o que não pode, por categoria

A seleção abaixo não reproduz o Manual inteiro, que trata de cerca de setenta itens. Entraram as categorias com mais risco de erro, as que aparecem no mês a mês de qualquer serventia e ao menos um item de cada grupo do Manual. Para o que não estiver aqui, a referência é o capítulo 3.5 do Manual (pp. 64 a 118).

Pessoal

Salários, férias, 13º e encargos (FGTS e INSS dos empregados)

• Pode deduzir: sim (Lei 8.134, art. 6º, I).
• Condição: salário, férias e 13º entram no livro-caixa pelo valor líquido, e os encargos, quando pagos (pp. 70 e 74). Em fiscalização, a Receita confronta a folha do livro-caixa com o eSocial (p. 73).
• Comprovação: folha, guias pagas e registros do eSocial.

Vale-refeição, vale-alimentação e plano de saúde dos funcionários

• Pode deduzir: sim, se destinados a todos os empregados (IN RFB 1.500/2014, art. 104, § 6º; pp. 77 e 78).
• Condição: a diferença paga a mais só para alguns funcionários não é dedutível, e o plano custeado só para alguns também não (pp. 104, 105 e 109).
• Comprovação: contrato com a operadora ou fornecedora e a lista de beneficiários.

Benefícios previstos em convenção ou acordo coletivo (uniforme, vale-transporte)

• Pode deduzir: sim, quando previstos na convenção ou no acordo, porque passam a ser obrigação do empregador (IN 1.500, art. 104, § 5º; pp. 75 a 77).
• Comprovação: a cláusula da convenção ou do acordo e os pagamentos.

Cursos para funcionários

• Pode deduzir: só quando necessários à prestação do serviço. Cursos técnicos ou de graduação não são dedutíveis (pp. 79 e 109).

Custeio geral

Aluguel do imóvel da serventia

• Pode deduzir: sim (p. 86).
• Condição: se o imóvel pertence a uma empresa da qual o titular é sócio, o aluguel precisa estar em valor de mercado (p. 86).
• Comprovação: contrato de locação e recibos.

Água, energia, telefone, internet, condomínio e IPTU do local da serventia

• Pode deduzir: sim, quando vinculados ao local onde a atividade é exercida (pp. 85, 87, 89 e 97).

Material de escritório, limpeza e suprimentos de informática

• Pode deduzir: sim, enquanto material de consumo (p. 93).
• Condição: bem que dura mais de um ano e não se consome com o uso é aplicação de capital, e não despesa (pp. 112 e 113).

Serviços contábeis, de informática, limpeza e vigilância

• Pode deduzir: sim (pp. 96 e 97).
• Condição: serviços advocatícios só quando necessários à receita e à manutenção da serventia (pp. 94 e 95).

Carro-forte para transporte de numerário

• Pode deduzir: sim (IN 1.500, art. 104, § 7º; p. 88).

Associação, sindicato ou entidade de classe

• Pode deduzir: só quando a participação na entidade é necessária para receber a receita (p. 89).
• Condição: mensalidade sem previsão de pagamento obrigatório não é dedutível. O Manual registra glosa mantida pelo CARF de pagamentos a entidades de classe considerados não obrigatórios (pp. 106 e 107).
• Comprovação: a norma ou exigência que torna a participação necessária, e os pagamentos.

ISS

• Pode deduzir: sim, o ISS pago pelo titular e não cobrado do usuário (Solução de Consulta Cosit 210/2021; p. 89).
• Condição: quando a lei estadual ou municipal permite cobrar o ISS do usuário, esse valor não é rendimento tributável e também não é despesa dedutível (pp. 90 e 91).
• Juros de mora de despesa dedutível paga em atraso, como o ISS, também são dedutíveis (p. 91).

Manutenção do imóvel locado

• Pode deduzir: sim, a manutenção (p. 92).
• Condição: modificação ou conserto estrutural só é dedutível quando há compensação prevista no valor do aluguel. Sem essa compensação, não é dedutível (pp. 94 e 115).

Congressos, livros e periódicos ligados à atividade

• Pode deduzir: sim, se necessários ao exercício da atividade e não reembolsados (pp. 87, 88 e 92).
• Comprovação: guardar também o certificado de comparecimento (p. 88).

Custeio específico de notário e registrador

Contribuições ao FIC/SREI, FIC/RCPN e FIC/RTDPJ e manutenção de centrais de serviços

• Pode deduzir: sim, são despesas de custeio obrigatórias (pp. 99 e 100).

Repasses legais a fundos e a terceiros

• Pode deduzir: quando o repasse está incluído no valor dos emolumentos, o valor recebido é rendimento tributável e o repasse pago é despesa dedutível, no mês do pagamento (Solução de Consulta Cosit 94/2020; pp. 44, 45 e 99).
• Condição: quando o valor é cobrado do usuário por fora dos emolumentos, ele não é rendimento tributável e também não é despesa dedutível (p. 45).

O que não é dedutível

Veículos, combustível e transporte

• Combustível, locomoção, transporte, estacionamento, manutenção de veículo, seguro e IPVA não são dedutíveis (Lei 8.134, art. 6º, § 1º, b; RIR/2018, art. 68, parágrafo único, II; pp. 103 e 104).
• Vale também para o deslocamento de funcionários em tarefas externas e para transporte por aplicativo fora de convenção coletiva (pp. 103 e 104).
• Exceções que o Manual admite: a passagem de ida e volta para congresso, seminário ou simpósio ligado à atividade, quando necessária ao exercício da função, escriturada, comprovada, não reembolsada e com certificado de comparecimento guardado (p. 88); e o serviço de carro-forte para transporte de numerário (IN 1.500, art. 104, § 7º; p. 88).

Depreciação, arrendamento e compra de bens duráveis ou programas

• Não são dedutíveis (art. 6º, § 1º, a; pp. 102, 103, 112 e 113).
• O Manual registra que investimentos de capital para cumprir o Provimento CNJ 213/2026 só seriam dedutíveis com nova autorização legal (p. 115).

Material de copa, TV a cabo e seguros diversos

• Não são dedutíveis, por serem úteis, mas não necessários (pp. 105, 110 e 112).

Multas

• Multas de natureza não tributária não são dedutíveis (p. 107).
• Multas por infrações fiscais também não, salvo as de natureza compensatória e as de infrações que não resultem em falta ou insuficiência de pagamento de tributo (pp. 107 e 108). O enquadramento de uma multa nessas exceções deve ser conferido caso a caso.

O próprio imposto de renda

• O carnê-leão, as quotas do imposto de renda e os juros sobre o imposto pago em atraso não são dedutíveis (p. 116).

Escrituração e conferência

O livro-caixa do imposto de renda não se confunde com o Livro Diário Auxiliar do CNJ. O Provimento CNJ 45/2015 permite usar o Diário Auxiliar também para o imposto de renda, desde que o titular indique as despesas não dedutíveis e o saldo mensal específico para essa finalidade (art. 12; Manual p. 64). Veja a página do Provimento 45/2015.

No Acta Control, cada despesa recebe a dedutibilidade da categoria, e o titular pode registrar outra decisão, com o motivo. Para a conferência do contador, a aba Para o contador, em Relatórios, traz o PDF Despesas e base legal e a planilha no detalhe Completo, que inclui a base legal da categoria de cada despesa. A decisão de deduzir continua sendo do titular, com o seu contador.

Se uma despesa for questionada

A fiscalização pode pedir a comprovação de que a despesa foi paga, de que é necessária e de que está escriturada. Quando a prova não convence, a despesa é glosada. O artigo sobre como se preparar para a glosa de despesas trata desse caminho. Sobre o futuro Livro Digital, veja o que a Receita e o CNJ já publicaram.

Este guia organiza o que o Manual da Receita e a legislação dizem. A aplicação ao caso de cada serventia deve ser confirmada com o seu contador.

Perguntas frequentes sobre o carnê-leão do cartório

Cartório paga carnê-leão?

O titular paga, sobre os emolumentos e custas que recebe, salvo se for remunerado exclusivamente pelos cofres públicos. O cartório como serventia não é contribuinte do carnê-leão: quem recolhe é o titular, como pessoa física.

Como calcular o valor do carnê-leão do titular?

A base é a receita recebida no mês menos as despesas pagas dedutíveis do livro-caixa e as demais deduções mensais previstas em lei, como a previdência oficial. Sobre a base incide a tabela progressiva do imposto de renda, que o Carnê-Leão Web aplica sozinho.

Até quando pagar o DARF do carnê-leão?

Até o último dia útil do mês seguinte ao do recebimento. Atraso gera multa de 0,33% por dia, limitada a 20%, mais juros pela Selic.

Taxas e repasses ao Tribunal de Justiça entram como receita no carnê-leão?

O que o cartório cobra por fora dos emolumentos não é receita do titular. O repasse a fundo incluído nos emolumentos entra na receita quando o titular recebe e sai como despesa no mês em que o fundo é pago, em regime de caixa.

Para aprofundar seus conhecimentos sobre gestão fiscal e evitar surpresas na fiscalização, acompanhe os cursos e materiais da ENNOR sobre compliance tributário para cartórios.

Para aplicar esses critérios no dia a dia, o primeiro passo é classificar cada saída do mês e separar o que é despesa do que é repasse ou retirada. A aula a seguir mostra como fazer isso no Acta Control: Despesas do cartório: como importar e classificar. A decisão sobre cada dedução continua sendo sua, com o seu contador.

Fontes oficiais consultadas:

• Manual de Orientação Tributária para Cartórios, Receita Federal, versão 1.0, abril de 2026
• Lei 8.134/1990, arts. 6º a 8º
• Regulamento do Imposto de Renda, Decreto 9.580/2018, arts. 68 e 69
• Instrução Normativa RFB 1.500/2014, art. 104 (reproduzido no Manual, pp. 66 e 67)