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6 min de leitura

Glosa da Receita no livro-caixa do titular: por que acontece e como se preparar

Responsável editorialBruno Krohnfundador da Acta Control, professor na ENNOR e certificação CEA-ANBIMA

Atualizado em 08/10/2026. Base: Manual de Orientação Tributária para Cartórios da Receita Federal (versão 1.0, abril de 2026), Lei 8.134/1990 e Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 9.580/2018). As páginas indicadas são as do Manual.

Resposta curta

Glosa é quando a Receita retira da apuração do imposto uma despesa que o titular lançou no livro-caixa como dedutível. A base de cálculo sobe e a diferença é cobrada com os acréscimos legais. Uma despesa paga e legítima para a serventia ainda pode ser glosada, e os casos que o Manual de 2026 reúne mostram quatro motivos principais:

  1. a despesa não foi comprovada com documento hábil e idôneo;
  2. a lei veda a dedução daquele tipo de gasto;
  3. a despesa era útil ou conveniente, mas não necessária para receber a receita e manter a serventia;
  4. o valor nem era receita nem despesa do titular, como o repasse a fundo cobrado por fora do emolumento.

O que protege o titular é cada lançamento ter o comprovante, a finalidade e o enquadramento na lei, prontos antes de uma fiscalização.

Glosa da Receita e exclusão de despesa pela corregedoria

Este texto trata da glosa da Receita Federal no livro-caixa do imposto de renda. No Livro Diário Auxiliar existe outro controle, da corregedoria: o Código Nacional de Normas prevê o reexame da decisão que determina a exclusão de lançamento de despesa desse livro (Provimento CNJ 149/2023, art. 193, parágrafo único). São controles diferentes, com regras diferentes.

O critério que a Receita aplica

A Lei 8.134/1990, art. 6º, permite ao titular deduzir da receita da serventia três grupos de despesa: a remuneração paga a quem tem vínculo empregatício, com os encargos trabalhistas e previdenciários; os emolumentos pagos a terceiros; e as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora. A mesma regra está no Regulamento do Imposto de Renda, art. 68. Como a base de cálculo do imposto é matéria reservada à lei (Código Tributário Nacional, art. 97, IV), a dedução depende desse enquadramento: não basta que a despesa pareça razoável.

O Manual explica como a Receita lê a palavra "necessária": são as despesas "sem as quais o notário ou registrador não teria como exercer o seu ofício de modo habitual e a contento" (p. 101). A lei exige ainda que as despesas sejam comprovadas com documentação idônea e escrituradas no livro-caixa (art. 6º, § 2º).

Os motivos de glosa, com casos julgados

Os casos abaixo estão reproduzidos ou resumidos no Manual. Ali aparecem como excertos; a leitura do acórdão completo, no site do CARF, é o passo seguinte para quem precisar citar o caso.

1. Falta de comprovação

O CARF manteve glosa de despesas registradas no livro-caixa sem documento hábil e idôneo e registrou que recibo sem assinatura não serve como prova (Acórdão 2302-003.990, citado no Manual, p. 65). O Manual reproduz também a orientação da Receita de que o documento fiscal deve identificar o adquirente e a despesa (p. 65).

2. Despesa vedada por lei

A Lei 8.134, art. 6º, § 1º, veda a dedução de depreciação e arrendamento de instalações, máquinas e equipamentos e de despesas de locomoção e transporte. O CARF aplicou a vedação a titular de cartório e considerou indedutível o transporte para atividades fora da serventia, inclusive o deslocamento de empregados para tarefas externas (Acórdão 2201-012.296, Manual, p. 103). O Manual admite exceções pontuais, como a passagem para congresso ligado à atividade e o carro-forte; elas estão descritas na referência de despesas dedutíveis.

3. Útil, mas não necessária

É o motivo mais frequente entre os casos reunidos no Manual. Exemplos:

  • Seguros de vida, previdência e responsabilidade civil. O CARF manteve a glosa e registrou que uma despesa pode ser útil e agregar qualidade ao serviço sem ser essencial para a prestação (Acórdão 2402-009.762, Manual, p. 109).
  • Mensalidades de entidades de classe sem pagamento obrigatório. O CARF manteve a glosa de pagamentos a ANOREG, ANDECC e IEPTB por serem de caráter não obrigatório (Acórdão 2101-003.183, Manual, pp. 106 e 107). A Solução de Consulta Cosit 300/2019, que trata de despachante aduaneiro, chega à mesma conclusão sobre contribuição a entidade de classe, e o Manual a aplica ao cartório por analogia (p. 106).
  • Comodidades oferecidas por liberalidade. No mesmo Acórdão 2101-003.183, o excerto reproduzido no Manual trata de TV a cabo, copa, remédios, uniformes, confraternizações e brindes, e conclui que oferecer esses itens aos empregados por liberalidade não os torna necessários (p. 105).

Há duas regras sobre empregados que não funcionam como exceção geral. A Instrução Normativa RFB 1.500/2014, art. 104, § 6º, trata apenas de vale-refeição, vale-alimentação e planos de saúde destinados indistintamente a todos os empregados. O § 5º considera obrigação do empregador as prestações previstas em convenção ou acordo coletivo de trabalho. Nos dois casos, cada item ainda precisa de enquadramento e comprovação (Manual, p. 66).

4. O valor não era receita nem despesa do titular

Quando o repasse a fundo é cobrado do usuário por fora do emolumento, ele não é receita do titular e o recolhimento não é despesa dedutível. O CARF manteve a glosa de recolhimentos ao FETJ, ao FUNPERJ e ao FUNDPERJ porque o ônus recaía sobre o cidadão que pediu o ato (Acórdão 2402-009.762, Manual, pp. 47 e 48). Quando o valor está dentro do emolumento, entra como receita e o repasse pago é despesa (Manual, p. 45). Se houver lançamento desse tipo em período já fechado, a correção é uma retificação a combinar com o contador, e não uma linha a apagar no livro.

O que preparar para cada despesa

  • Documento hábil e idôneo, com a identificação do pagador e do beneficiário adequada à operação. Pagamentos feitos com o CNPJ da serventia pedem cuidado: o Manual trata dessa hipótese com condições específicas (p. 55).
  • Finalidade registrada na data, no histórico do lançamento: o que foi pago e para quê.
  • Enquadramento: o dispositivo da lei ou a página do Manual que sustenta a dedução daquela categoria.
  • Prova da condição, quando a dedução depende dela. Por exemplo, a convenção coletiva que prevê o benefício pago aos empregados.
  • Guarda: os comprovantes ficam à disposição da fiscalização enquanto não ocorrer a prescrição ou a decadência (Lei 8.134, art. 6º, § 2º; Manual, pp. 65 e 66).

Para saber se uma categoria específica é dedutível, use a referência de despesas dedutíveis no livro-caixa, organizada por categoria.

Quando a dúvida persiste

A classificação do caso concreto, a retificação de períodos fechados e a eventual consulta formal à Receita são decisões a tomar com o seu contador, que conhece a estrutura da serventia e os acordos vigentes.

Onde a Acta entra

Na Acta Control, cada despesa lançada recebe a marcação de dedutibilidade da categoria. Para a conferência com o contador, a aba Relatórios, em Para o contador, traz o PDF "Despesas e base legal", com cada despesa do mês, a dedutibilidade aplicada e a base legal da categoria, e a planilha no formato Completo, com a coluna Base legal. O Livro-Caixa em PDF sai no formato da escrituração, sem coluna de base legal; a fundamentação aparece nos termos de abertura e encerramento. O sistema não decide a dedutibilidade do seu caso: ele organiza a informação para quem confere.

Para revisar com o contador o que foi escriturado no mês, a aula a seguir mostra onde consultar e exportar, no Acta Control, o livro-caixa e os relatórios de Carnê-Leão e ISS: Livro-caixa e relatórios do cartório: como gerar

Fontes oficiais consultadas:

Guia relacionado: Livro-caixa do cartório: o que é e como preencher.

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