Como a Receita Federal confere hoje os emolumentos que o titular declara

Atualizado em 08/10/2026. Base: Manual de Orientação Tributária de Cartórios da Receita Federal (abril de 2026, v1.0).

Resposta curta

Segundo o Manual da Receita Federal (pp. 12 a 16), desde 2021 a Receita faz todo ano uma coleta de dados junto aos Tribunais de Justiça, chamada CICAJ, com informações mensais desde janeiro de 2017 sobre os valores das serventias. Com esses dados, ela compara os rendimentos que o titular declara na DIRPF com os emolumentos informados pelos Tribunais, considerando os repasses legais de cada estado. Abaixo, o que o Manual diz que é enviado, como a comparação é descrita e o que conferir nos seus números.

O Manual descreve o sistema. Ele não informa se todos os Tribunais enviam os dados em todos os anos, nem com que exatidão.

Por que a Receita busca dados fora da declaração

Para quem recebe salário, a Receita confere a declaração com as informações da fonte pagadora. Para o titular de cartório não existe declaração equivalente, porque quem paga os emolumentos são os usuários. Por isso, segundo o Manual (p. 12), a Receita passou a buscar as informações em outras fontes:

• Justiça Aberta: o CNJ, pela Corregedoria Nacional de Justiça, compartilha com a Receita as informações das serventias disponíveis nesse sistema (Provimento CNJ 149/2023, art. 136, com a redação do Provimento 218/2026).
• Coleta Nacional Cartórios: um sistema da Receita com dois módulos, um para os Tribunais de Justiça (CICAJ) e outro para os fundos de compensação de atos gratuitos (CICAF).

O que os Tribunais enviam pelo CICAJ

Pelo CICAJ, os Tribunais enviam à Receita, de forma resumida (Manual, p. 13):

• a identificação do responsável pela serventia: CPF, nome, situação, datas de entrada e de saída, município, CNPJ e nome da serventia;
• o período, com informações mensais a partir de janeiro de 2017;
• os valores totais arrecadados pela serventia;
• os valores dos emolumentos líquidos;
• os valores pagos ao fundo de compensação de atos gratuitos, quando houver;
• os valores de outros repasses legais previstos em cada estado, como taxa de fiscalização e fundos do Tribunal, do Ministério Público e da Defensoria;
• os valores de custeio, quando o Tribunal os controla a partir do Livro Diário Auxiliar.

A coleta é anual e acontece desde 2021 (Manual, p. 14). O CICAF é outra coisa: reuniu os valores dos fundos de compensação e, como regra, deixou de ser necessário a partir do ano-calendário de 2022, quando esses valores passaram a ser informados pela fonte pagadora com retenção do imposto (Manual, pp. 14 e 15).

Como a comparação é feita

Com os dados do CICAJ, a Receita confronta, todo ano, os rendimentos tributáveis declarados pelo titular na DIRPF com os emolumentos efetivamente recebidos segundo os Tribunais, considerando os repasses legais de cada estado (Manual, p. 16). O próprio Manual diz que, a partir desses dados, a Receita pode atuar de forma semelhante à malha fiscal e identificar omissões de rendimentos e inconsistências nas despesas do livro-caixa.

O Manual cita dois julgados do Conselho Administrativo de Recursos Fiscais que consideraram válido o lançamento feito com base em dados fornecidos pelos órgãos públicos, quando esses dados mostravam emolumentos maiores que os declarados: os Acórdãos CARF 2201-011.826 (sessão de 10/07/2024) e 2102-003.675 (sessão de 03/04/2025). Aqui eles são citados pela ementa reproduzida no Manual, sem leitura do inteiro teor.

Diferenças que precisam de conferência

Os números do Tribunal, do livro-caixa e da declaração não precisam ser iguais, porque têm finalidades diferentes. O que importa é que cada diferença tenha explicação e documento. As mais comuns, segundo o Manual:

• Repasses legais. Os valores que a lei manda repassar a fundos e órgãos não são rendimento do titular quando cobrados por fora, e o pagamento do repasse incluído nos emolumentos é despesa no mês em que é pago (Manual, item 3.4.3, pp. 44 e 45).
• ISS. Quando o titular paga o ISS e não o cobra do usuário, a guia paga é despesa dedutível no livro-caixa. Quando a lei do estado ou do município permite repassar o ISS ao usuário, esse valor não é dedutível nem conta como rendimento (Manual, pp. 89 e 90).
• Fundo de compensação de atos gratuitos. O que o titular recebe do fundo como compensação é rendimento tributável (Manual, p. 15).
• Regime de caixa. O livro-caixa registra o que entrou e o que saiu no mês, pela data do dinheiro. Um total anual montado por outro critério pode não coincidir mês a mês.

Exemplo ilustrativo, sem números reais: se no seu estado um fundo é cobrado por fora do emolumento, o total arrecadado informado pelo Tribunal inclui esse valor, mas o rendimento do titular não. A diferença é esperada e se explica pela lei do estado e pelo comprovante do repasse.

Quem responde

Como os cartórios não têm personalidade jurídica, o titular responde pessoalmente pelas obrigações tributárias ligadas à serventia. O Manual (p. 23) cita o STJ no AREsp 1.858.938/SE, que confirmou a responsabilização do titular por débito de ISS relativo às atividades do cartório. O imposto de renda dos emolumentos também é do titular, apurado no CPF (Manual, p. 22).

Quando a Receita apura uma irregularidade, o Manual descreve medidas como o arrolamento de bens, a cobrança administrativa especial e o envio de fatos à corregedoria do Tribunal (Manual, pp. 125 e 126). O mesmo Manual descreve ações de assistência que buscam permitir a regularização das inconformidades identificadas antes da autuação (Manual, p. 3).

Conferência recomendada

• Uma vez por mês, compare o total de emolumentos do livro-caixa com o que a serventia informou ao Tribunal e ao Justiça Aberta.
• Separe e documente os repasses legais do seu estado e o tratamento do ISS na sua serventia.
• Antes da declaração anual, confira com o contador se o total declarado e o total informado pelo Tribunal estão conciliados, e guarde a conciliação.
• Se encontrar diferença sem explicação, trate dela antes de a Receita perguntar.

E o Livro Digital?

A Receita anunciou um registro digital que integrará o livro-caixa e o Livro Diário Auxiliar. Até 08/10/2026 não localizamos ato que o torne obrigatório. O estágio do projeto está explicado no nosso texto sobre o Livro Digital dos cartórios. Para o que pode ser deduzido, veja o que o titular pode deduzir no livro-caixa.

O Manual da Receita descreve o confronto entre os rendimentos declarados na DIRPF e os emolumentos informados pelos Tribunais, além de análises sobre as despesas escrituradas no livro-caixa. No Acta Control, a aba Para o contador, em Relatórios, reúne o PDF Despesas e base legal, com cada despesa do mês, a dedutibilidade e a base legal, e a planilha das despesas, para conferir o livro-caixa com o seu contador antes da declaração. Criar conta

Fontes oficiais

• Manual de Orientação Tributária: Cartórios (Receita Federal, abril de 2026, v1.0)
• Provimento CNJ 149/2023 (Código Nacional de Normas)