Política de Privacidade

1. Quem responde pelos seus dados

A Acta Control é operada por KROHN CAPITAL & PARTICIPAÇÕES LTDA, nome fantasia GRUPO KROHN, inscrita no CNPJ sob o nº 62.101.237/0001-16, com sede no Condomínio Solar de Brasília, Quadra 2, Conjunto 12, Casa 18, Setor Habitacional Jardim Botânico, Brasília/DF, CEP 71680-349.

Ao longo deste texto, quando dizemos Acta Control estamos falando do sistema; quando dizemos a empresa, estamos falando da Krohn. É ela quem responde por tudo o que está descrito aqui.

A LGPD obriga a empresa a indicar um encarregado: a pessoa que recebe reclamações e pedidos sobre dados pessoais e faz a ponte com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados. O contato do encarregado é o canal da seção 13.

2. Dois papéis diferentes dentro do mesmo sistema

A LGPD separa dois papéis. Controlador é quem decide para que serve o dado. Operador é quem trata o dado por conta de outra pessoa, seguindo as instruções dela e sem poder usá-lo para os próprios fins.

Na Acta Control, esses dois papéis convivem, porque nem todo dado do sistema nasce da mesma decisão. Quem decide lançar a receita da serventia é você; quem decide cobrar a assinatura e guardar o seu cadastro é a empresa. Por isso:

• Dados da serventia: lançamentos, despesas, receitas, atos importados do selo digital, extratos bancários e comprovantes. Aqui o cartório é o controlador e a empresa é apenas operadora. Ela trata esses dados sob a instrução do cartório e só para as finalidades do contrato. Não os usa para nada que o cartório não tenha contratado, salvo o que está descrito na seção 5 e o que a lei obrigar.
• Dados de cadastro e de relacionamento: nome, e-mail, CPF ou CNPJ de quem assina, dados de cobrança, registros de acesso ao sistema, mensagens ao suporte. Aqui a empresa é a controladora, porque é ela quem decide para que esses dados existem: criar a conta, faturar, dar suporte e proteger o sistema.

Na prática, isso muda a quem você recorre. Sobre um lançamento da serventia, quem manda é o cartório, e a empresa cumpre a ordem dele. Sobre o seu cadastro e a sua cobrança, você fala direto com a empresa. Seria falso dizer que a empresa é controladora de tudo, e igualmente falso dizer que ela é só operadora.

3. Quais dados o sistema trata

• Pedido de convite e primeiro contato: nome, e-mail, WhatsApp, UF, município, tipo de serventia, CNS e sistema usado hoje.
• Conta e acesso: nome, e-mail, foto de perfil, identificadores de login, cargo, vínculo com a serventia e permissões.
• Operação da serventia: arrecadação, emolumentos, repasses, ISS, despesas, aportes, atos importados do selo digital, extratos bancários em OFX, planilhas e comprovantes anexados.
• Terceiros que aparecem nos documentos: quando um comprovante ou extrato enviado pelo cartório traz nome, CPF, CNPJ ou valor pago a um funcionário, fornecedor ou prestador, esse dado entra no sistema junto com o documento.
• Assinatura e cobrança: plano, faixa, valor, situação do pagamento e identificadores da transação. Os dados completos do cartão ficam com a Stripe e não passam pela Acta Control.
• Registros de acesso e segurança: data e hora, endereço IP quando disponível, navegador, dispositivo, eventos de login e trilha de auditoria das ações feitas no sistema.
• Conversas: mensagens ao suporte e as perguntas e respostas trocadas com o assistente de inteligência artificial.

O sistema não pede dados sensíveis, como saúde, biometria, convicção religiosa ou opinião política. Se um documento anexado pelo cartório contiver algo assim, o tratamento se limita ao necessário para a funcionalidade pedida.

4. Por que tratamos cada dado

A LGPD exige que todo tratamento tenha uma base legal. Estas são as nossas, dado por dado:

• Execução do contrato (art. 7º, V): conta, acesso, permissões, funcionamento do sistema, suporte e tudo o que a empresa faz como operadora com os dados da serventia. Sem esses dados, não há serviço.
• Cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II): emissão e guarda de documentos fiscais da assinatura, dados de cobrança e os registros de acesso à aplicação, que o Marco Civil da Internet obriga a guardar.
• Legítimo interesse (art. 7º, IX): segurança, prevenção a fraude e acesso indevido, correção de erros, medição de desempenho e a melhoria do próprio sistema descrita na seção 5.
• Consentimento: usado apenas onde há escolha de verdade, como comunicações opcionais. Você pode retirá-lo a qualquer momento; isso não desfaz o que já foi feito antes e pode desligar a funcionalidade que dependia dele.

5. Como o sistema aprende com o seu uso, e o que nunca entra nisso

A Acta Control fica melhor conforme é usada, e isso não acontece por mágica: acontece porque o sistema observa padrões no uso real. Preferimos dizer isso de forma direta a escondê-lo atrás de uma frase genérica.

A empresa usa, para desenvolver e aprimorar a própria Acta Control:

• Padrões de classificação de despesa. A descrição que vem do extrato bancário e a categoria que você confirmou para ela. É exatamente isso que ensina o sistema a categorizar sozinho, para você e para os demais clientes depois.
• Dados agregados e estatísticos do conjunto de clientes. Médias, faixas e comparativos de mercado, sem identificar a serventia nem a pessoa.
• Treinamento e aprimoramento dos recursos automáticos e de inteligência artificial da Acta Control. O aprendizado alimenta o produto que você contratou.

A base legal desse uso é o legítimo interesse (art. 7º, IX). O interesse é legítimo porque o resultado volta para você: um sistema que classifica melhor, erra menos e exige menos conferência manual. Onde esse uso envolveria dado pessoal de terceiro sem base legal própria, ele simplesmente não acontece. É por isso que existe o limite abaixo.

Fica de fora, sempre, sem exceção:

• Dado de ato notarial ou registral que identifique a parte: nome, CPF, o que foi registrado. Esse dado é protegido pelo dever de sigilo do art. 30, VI, da Lei nº 8.935/1994, e sigilo legal não se contorna com uma autorização escondida em contrato de adesão. Ele não é usado para desenvolvimento, estatística ou treinamento em hipótese nenhuma.
• Repasse do seu dado bruto e identificável a um terceiro para treinar o modelo dele. Uma coisa é a Acta Control aprender com o uso e devolver isso a você. Outra, bem diferente, é entregar a base do seu cartório para outra empresa treinar o produto dela. A segunda não acontece.

Você pode ficar de fora desse uso. O padrão é participar, e basta pedir pelo canal da seção 13 para que os dados do seu cartório deixem de alimentar a melhoria do sistema. Você continua usando a Acta Control normalmente, sem perda de funcionalidade e sem mudança de preço.

6. O sigilo da atividade notarial e registral

O art. 30, VI, da Lei nº 8.935/1994 impõe ao notário e ao registrador o dever de guardar sigilo sobre a documentação e os assuntos da serventia. A empresa observa esse mesmo dever, e ele vale para todos os prepostos com acesso ao ambiente: equipe própria, suporte e qualquer pessoa que precise entrar no sistema para resolver um problema.

O acesso da equipe aos dados de um cartório é restrito ao necessário para a operação, e fica registrado na trilha de auditoria.

7. Com quem os seus dados são compartilhados

A empresa não vende dados pessoais. O compartilhamento se limita às empresas que fazem o sistema funcionar, cada uma com uma função definida:

• Clerk: login, identidade e sessão. Recebe nome, e-mail e os dados de autenticação.
• Supabase: banco de dados e cofre de arquivos. É onde ficam guardados os lançamentos, os documentos anexados e os arquivos originais das importações.
• Stripe: cobrança da assinatura. Recebe nome, e-mail e o identificador do cartório. Os dados do cartão e do Pix são digitados direto no ambiente da Stripe e não passam pela Acta Control.
• Google (Gemini): o modelo que responde no assistente de inteligência artificial. O que é enviado está detalhado na seção 8.
• Google Analytics: medição das páginas públicas, com cookies e sessões, ligada por padrão. Você pode desligar no aviso de cookies ou em Preferências de cookies, a qualquer momento; desligada, deixa de carregar. Não é usado no painel autenticado.
• Microsoft Clarity: mapa de calor e gravação de sessão das páginas públicas (cliques, rolagem e movimento do mouse, com o conteúdo de campos de formulário mascarado), ligada por padrão junto com o Google Analytics e desligável do mesmo jeito. Marcamos a gravação com rótulos curtos (origem da campanha, seção do site, se há sessão iniciada) e, para quem está com sessão iniciada, com um código irreversível (hash) do identificador interno da conta, nunca com nome, e-mail, CPF ou o que você digita. Campos de formulário e valores financeiros ficam mascarados. Não é usado no painel autenticado.
• Meta: medição de campanhas por meio do Pixel nas páginas públicas, ligada por padrão e desligável a qualquer momento no aviso de cookies ou em Preferências de cookies. Não é usado dentro do painel autenticado.
• Resend: envio dos e-mails do sistema: convites, avisos e o encaminhamento de uma dúvida de despesa ao contador do cartório, quando você pede.
• Sentry: diagnóstico de erros e desempenho. Está configurado sem gravação de sessão e com o envio automático de dados pessoais desligado.
• Infraestrutura de hospedagem: o servidor onde a aplicação roda, em contêiner de acesso restrito.

Além dessas, os dados podem ser apresentados a autoridades diante de obrigação legal ou ordem judicial válida, e ao contador do cartório quando você mesmo aciona o envio dentro do sistema. Em uma eventual reorganização societária, o tratamento pode passar ao sucessor, com as mesmas obrigações descritas aqui.

8. O que vai para o assistente de inteligência artificial

Isto precisa ser dito com todas as letras: quando você conversa com o assistente, os números financeiros da sua serventia vão no pedido enviado ao modelo do Google. São eles, do mês selecionado e dos doze meses anteriores: arrecadação total, receita operacional, repasses, ISS, despesas dedutíveis, base do carnê-leão, imposto de renda estimado, resultado líquido, disponível para o titular, margem, caixa operacional e reservas.

Também vão a sua pergunta, as mensagens anteriores da mesma conversa e um resumo curto do que já foi conversado sobre aquele cartório, que o sistema guarda para não repetir explicações. Esse resumo fica separado por cartório e não é lido por outro.

Não vai nenhum dado de ato que identifique a parte: o que o sistema guarda da importação do selo digital é o código do selo, a data, o tipo de ato e os valores, nunca o nome ou o CPF de quem procurou o cartório.

Isso conversa diretamente com a seção 5. A empresa aprende com o padrão de uso do sistema, mas o conteúdo dessas conversas não é entregue a terceiro para treinar o modelo dele. Se você preferir, não escreva no assistente dados pessoais que não sejam necessários para a pergunta.

As respostas do assistente são apoio à decisão e devem ser conferidas. Elas não substituem a análise do seu contador nem a de um advogado.

9. Transferência de dados para fora do Brasil

Parte das empresas da seção 7 mantém servidores fora do país. Nesses casos, a transferência se apoia nas hipóteses previstas na LGPD e na regulamentação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados, e se limita ao dado necessário para a finalidade informada.

10. Por quanto tempo os dados ficam guardados

Cada tipo de dado tem um prazo, e cada prazo tem um motivo legal. Não guardamos por precaução indefinida:

• Dado fiscal e financeiro da serventia: 5 anos, contados do encerramento do exercício. É o prazo de que o Fisco dispõe para revisar ou lançar o tributo, previsto nos arts. 150, § 4º, e 173 do Código Tributário Nacional. Apagar antes disso deixaria você sem como se defender de uma cobrança.
• Dado de cadastro e de cobrança: 5 anos após o fim da relação, pelo prazo de prescrição das dívidas civis e pela obrigação fiscal da própria prestadora de guardar o histórico do que faturou.
• Registros de acesso à aplicação: 6 meses, o mínimo que o art. 15 da Lei nº 12.965/2014, o Marco Civil da Internet, obriga a guardar.

Vencido o prazo e cumprida a finalidade, o dado é eliminado ou anonimizado, salvo quando a lei exigir que ele continue existindo.

11. O que acontece quando você cancela

A partir do cancelamento, você tem 30 dias para pedir a cópia integral dos seus dados, sem custo, em formato aberto que qualquer outro sistema consegue ler. Enquanto a assinatura está ativa, os seus documentos e relatórios você baixa quando quiser, na tela de Relatórios.

Passados os 30 dias, os dados saem do ambiente ativo e permanecem apenas pelos prazos legais da seção 10, sem acesso pela aplicação.

Sobre cópias de segurança: um dado apagado do ambiente ativo pode continuar existindo dentro de um backup até que aquele backup seja substituído no ciclo de retenção do serviço de banco de dados. É assim em qualquer sistema que mantenha cópia de segurança, e preferimos dizer a fingir que a eliminação é instantânea.

12. Segurança e o que fazemos se algo der errado

O sistema tem login com autenticação gerenciada, separação de permissões por perfil, isolamento dos dados de cada cartório no banco, arquivos guardados em área privada com acesso liberado só por link temporário, e trilha de auditoria das ações relevantes.

Nenhum sistema conectado à internet é imune a incidentes, e quem promete o contrário está mentindo. Por isso a outra metade da proteção é sua: não compartilhe a sua senha, revise quem tem acesso ao seu cartório e retire o acesso de quem saiu da equipe.

Se ocorrer um incidente com risco relevante aos titulares, a empresa avalia o caso e comunica os afetados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados nos prazos da regulamentação.

13. Seus direitos e como exercê-los

O art. 18 da LGPD garante a você o direito de pedir:

• confirmação de que existe tratamento dos seus dados;
• acesso aos dados que temos sobre você;
• correção do que estiver incompleto, errado ou desatualizado;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dado desnecessário, excessivo ou tratado fora da lei;
• portabilidade dos dados para outro fornecedor;
• eliminação dos dados tratados com base no seu consentimento;
• informação sobre com quem compartilhamos os seus dados e sobre o que acontece se você negar um consentimento;
• revogação do consentimento, quando ele for a base do tratamento.

Como pedir. Fale com o encarregado pelo WhatsApp (61) 99175-2573. Diga qual é o pedido e a serventia envolvida.

Prazo de resposta. Pedidos simples são respondidos de imediato. Quando o pedido exigir levantamento, respondemos em até 15 dias, o prazo do art. 19, II, da LGPD.

Podemos pedir informações para confirmar que você é mesmo quem diz ser. Entregar dado a quem não é o titular seria o oposto de proteger. Um pedido também pode ser recusado, em parte, quando a lei obrigar a guardar o dado ou quando atendê-lo expuser dado de outra pessoa.

Se o dado for da operação da serventia, lembre-se da seção 2: quem controla é o cartório. Recebido um pedido desses, encaminhamos ao cartório e cumprimos a decisão dele. Você também pode reclamar diretamente à Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

14. Cookies e dados guardados no seu navegador

Cookies e armazenamento necessários mantêm você conectado, protegem a sessão e lembram preferências de tela. Eles não dependem de consentimento, porque sem eles partes essenciais do sistema não funcionam.

Nas páginas públicas de conteúdo e aquisição, mantemos uma contagem própria e agregada de páginas vistas, profundidade de leitura, cliques e origem de campanha. Essa medição não guarda IP, cookie, identificador de dispositivo, sessão ou identidade individual e se apoia no legítimo interesse de medir e melhorar nossas próprias páginas, com minimização desde a coleta.

Nessas páginas, a Medição completa (Google Analytics e Microsoft Clarity) e a Publicidade do Pixel da Meta vêm ligadas por padrão, com base no legítimo interesse de medir nossas próprias páginas e campanhas. As duas podem ser desligadas a qualquer momento, juntas ou separadas, no aviso de cookies ou em Preferências de cookies, no rodapé. Desligada a medição, o Google Analytics para de enviar dados e a Clarity para de gravar e apaga os cookies dela; desligada a publicidade, o Pixel não é carregado. Desligadas as duas, gravamos o cookie acta_nao_medir, válido por um ano, e nenhum desses três serviços carrega nas visitas seguintes. Ambos ficam fora do painel autenticado, do login, dos documentos legais e das aprovações privadas por link.

Você pode aceitar, recusar ou escolher separadamente a medição (Google e Microsoft) e a publicidade da Meta. A decisão fica guardada no seu navegador e pode ser alterada em Preferências de cookies, no rodapé das páginas públicas. Recusar os opcionais não impede o uso do site nem do sistema e mantém somente a medição limitada descrita acima.

15. Crianças e adolescentes

A Acta Control é uma ferramenta profissional e não se destina a menores de 18 anos. Se um documento da serventia contiver dado de criança ou adolescente, o cartório deve garantir que aquele tratamento seja necessário e feito no melhor interesse do titular.

16. Mudanças nesta política

Esta política muda quando muda algo real: um fornecedor, um prazo de guarda, uma finalidade. Quando isso acontecer, publicamos a nova versão nesta página, com número e data novos, e avisamos pelos canais do sistema se a mudança for relevante para você.

O número da versão existe porque o sistema registra qual delas você leu e aceitou. Sem isso, dizer que alguém aceitou a política não provaria nada depois da primeira revisão do texto.