O livro-caixa do cartório é obrigatório?

O titular que quer deduzir despesas da receita dos emolumentos no carnê-leão precisa escriturá-las em livro-caixa. A Receita Federal, em solução de consulta de 2024 (Cosit nº 234), diz que o registro das parcelas recebidas é obrigatório pelo regime de caixa e que não há permissão para trocar o livro-caixa por um livro de controle à parte.

Livro-caixa e Livro Diário Auxiliar são a mesma coisa?

Não. O Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa é exigido pelo Provimento CNJ nº 45/2015 e lança a receita no dia do ato, ainda que o emolumento não tenha sido recebido. O livro-caixa é o registro fiscal do carnê-leão e só reconhece o que foi recebido e pago no mês.

O repasse a fundos é despesa no livro-caixa?

Sim, no mês em que é pago. O titular recebe o emolumento bruto no balcão e paga os fundos no mês seguinte: a receita entra quando é recebida e o fundo sai como despesa quando é pago, não como abatimento da receita do mês do ato.

O ISS é descontado da receita no livro-caixa?

Não. A receita é o que entrou. A guia de ISS paga é despesa dedutível no mês do pagamento, quando o titular a suporta.

O livro-caixa precisa ser registrado na Receita ou em cartório?

Não. A Receita Federal dispensa o registro do livro-caixa. O titular guarda a escrituração e os comprovantes das despesas, e as despesas declaradas são confrontadas com os dados enviados à Receita.

Livro-caixa do cartório: o que é e como preencher

O que é o livro-caixa do titular e para que serve

O titular de cartório é tributado como pessoa física sobre os emolumentos que recebe, todo mês, pelo carnê-leão. O livro-caixa é o que permite descontar dessa receita as despesas necessárias à serventia. Sem a escrituração, a base do imposto é a receita inteira.

O cálculo do mês é base do IR = receita recebida − despesas pagas dedutíveis. O carnê-leão ainda considera outras deduções previstas em lei, como a contribuição previdenciária oficial, que ficam fora do livro-caixa.

Este guia explica a regra e o que a Acta Control faz. Não substitui a orientação do seu contador para o caso concreto.

Base legal

Lei nº 8.134/1990, art. 6º: o titular de serviços notariais e de registro pode deduzir da receita da atividade a remuneração paga a empregados com vínculo e os encargos trabalhistas e previdenciários, os emolumentos pagos a terceiros e as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.
RIR/2018 (Decreto nº 9.580/2018), arts. 68 e 69: detalham a dedução e o transporte do excesso de despesa para os meses seguintes, até dezembro.
IN RFB nº 1.500/2014, art. 104: a despesa é deduzida no mês em que é paga.

Os links dos textos estão na seção Fontes.

Regime de caixa, com exemplo de mês

Receita é o que entrou no mês; despesa é o que foi pago no mês. O titular recebe o emolumento bruto no balcão e paga os fundos (como o fundo do tribunal e os fundos das entidades de classe) no mês seguinte. No livro-caixa, o fundo é despesa quando pago, e o ISS não subtrai da receita: a guia de ISS paga é despesa dedutível.

Exemplo com valores hipotéticos, só para mostrar a mecânica (não são médias do setor): em julho o titular recebe R$ 100.000 de emolumentos e paga R$ 30.000 de despesas dedutíveis (folha, aluguel, ISS e outras). Os fundos de julho, R$ 8.000, são pagos em agosto. Em agosto ele recebe R$ 100.000 e paga R$ 30.000 de despesas.

Linha	Julho	Agosto
Receita recebida	R$ 100.000	R$ 100.000
Despesas dedutíveis pagas no mês	R$ 30.000	R$ 30.000
Fundos de julho, pagos em agosto	R$ 0	R$ 8.000
Base do livro-caixa	R$ 70.000	R$ 62.000

O fundo de julho reduz a base de agosto, o mês em que foi pago, não a de julho.

A Receita aplica a mesma lógica às parcelas de taxa judiciária, fundos estaduais e tributos de terceiros cobradas junto com o ato: entram como receita quando recebidas e saem como despesa de custeio no repasse (Solução de Consulta Cosit nº 234/2024).

O que é e o que não é dedutível

Costuma ser dedutível, com comprovante

Remuneração de empregados com vínculo e os encargos trabalhistas e previdenciários.
Emolumentos pagos a terceiros.
Despesas de custeio necessárias à serventia, como aluguel, energia, material e serviços.
Repasse a fundos, taxa judiciária e tributos de terceiros, no mês do pagamento.
ISS pago pelo titular, escriturado no livro-caixa.

Não é dedutível

Despesa pessoal do titular, que não é necessária à manutenção da fonte produtora.
Encargo previdenciário que é de responsabilidade exclusiva do empregado.
Gasto sem comprovante idôneo.

A lista completa, com os casos que levam a autuação, está no guia Carnê-leão do titular: o que é dedutível e o que não é.

Livro-caixa ou Livro Diário Auxiliar do CNJ?

São dois livros, com dois donos e duas regras:

	Livro-caixa	Livro Diário Auxiliar
Para quê	Apurar o carnê-leão e o IRPF do titular	Escrituração administrativa da serventia, fiscalizada pelo tribunal
Quem exige	Receita Federal (Lei 8.134/1990, art. 6º)	CNJ (Provimento nº 45/2015)
Quando lança a receita	No mês em que recebe	No dia do ato, ainda que não recebida
Quando lança a despesa	No mês em que paga	Conforme o provimento e as normas do tribunal

Como um reconhece a receita no dia do ato e o outro no recebimento, um não substitui o outro. A Acta Control gera os dois a partir dos mesmos lançamentos.

Como preencher, mês a mês

Lance a receita pelo que entrou no mês, pelo valor bruto do emolumento recebido.
Lance cada despesa na data em que foi paga, com a categoria certa e o comprovante guardado.
Lance o repasse a fundos e tributos de terceiros quando pagar, não quando o ato foi praticado.
Lance a guia de ISS paga como despesa, sem descontá-la da receita.
Feche o mês: receita recebida menos despesas pagas dedutíveis dá a base.
Se a despesa passar da receita, o excesso é transportado para os meses seguintes, até dezembro (RIR/2018, art. 69).
Guarde o livro e os comprovantes. A escrituração não é registrada na Receita nem em cartório.

Na Acta Control, o titular lança receitas e despesas, e o livro-caixa e o Livro Diário Auxiliar saem em Relatórios. Quando o boleto de um fundo ainda não foi lançado, o IR aparece maior: o conserto é lançar o boleto.

Erros que levam a autuação

Deduzir o fundo no mês do ato, e não no mês do pagamento.
Subtrair o ISS da receita em vez de lançar a guia paga como despesa.
Lançar despesa pessoal como custeio da serventia.
Deduzir sem comprovante idôneo.
Esquecer parte da receita recebida. A Receita confronta o que é declarado com os dados enviados pelos tribunais.
Usar o Diário Auxiliar no lugar do livro-caixa.

Modelo de colunas do livro-caixa

O livro-caixa lista, por data, cada entrada e cada saída do mês. Um modelo simples de colunas:

Coluna	O que vai nela
Data	Dia do recebimento ou do pagamento
Histórico	Descrição do lançamento
Categoria	Receita de emolumentos, folha, aluguel, fundo, ISS, outras
Receita	Valor recebido
Despesa	Valor pago
Comprovante	Nota, recibo ou boleto guardado

Modelo ilustrativo de colunas.

Perguntas frequentes

O livro-caixa do cartório é obrigatório?: O titular que quer deduzir despesas da receita dos emolumentos no carnê-leão precisa escriturá-las em livro-caixa. A Receita Federal, em solução de consulta de 2024 (Cosit nº 234), diz que o registro das parcelas recebidas é obrigatório pelo regime de caixa e que não há permissão para trocar o livro-caixa por um livro de controle à parte.
Livro-caixa e Livro Diário Auxiliar são a mesma coisa?: Não. O Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa é exigido pelo Provimento CNJ nº 45/2015 e lança a receita no dia do ato, ainda que o emolumento não tenha sido recebido. O livro-caixa é o registro fiscal do carnê-leão e só reconhece o que foi recebido e pago no mês.
O repasse a fundos é despesa no livro-caixa?: Sim, no mês em que é pago. O titular recebe o emolumento bruto no balcão e paga os fundos no mês seguinte: a receita entra quando é recebida e o fundo sai como despesa quando é pago, não como abatimento da receita do mês do ato.
O ISS é descontado da receita no livro-caixa?: Não. A receita é o que entrou. A guia de ISS paga é despesa dedutível no mês do pagamento, quando o titular a suporta.
O livro-caixa precisa ser registrado na Receita ou em cartório?: Não. A Receita Federal dispensa o registro do livro-caixa. O titular guarda a escrituração e os comprovantes das despesas, e as despesas declaradas são confrontadas com os dados enviados à Receita.