Termos de Uso

1. Quem presta o serviço

A Acta Control é oferecida por KROHN CAPITAL & PARTICIPAÇÕES LTDA, que usa o nome fantasia GRUPO KROHN, inscrita no CNPJ sob o número 62.101.237/0001-16 e registrada na Junta Comercial sob o NIRE 5320351106-2.

• Sede: Condomínio Solar de Brasília, Quadra 2, Conjunto 12, Casa 18, Setor Habitacional Jardim Botânico, Brasília/DF, CEP 71680-349.
• Administrador: Bruno Krohn de Carvalho.
• Contato: suporte@actacontrol.com.

Ao longo deste texto, essa empresa é chamada de prestadora. Você é a serventia extrajudicial que assina o serviço, ou a pessoa autorizada a representá-la.

2. O que você está contratando

A Acta Control é um software de gestão financeira e fiscal para serventias extrajudiciais. Ele é fornecido no modelo de assinatura conhecido como SaaS, ou software como serviço: o programa fica hospedado em nuvem, na estrutura da prestadora, e você o acessa pelo navegador, com login e senha. Não há instalação de programa no computador da serventia nem cópia entregue a você.

O sistema organiza os dados da operação, ajuda a classificar lançamentos, apresenta indicadores e gera relatórios, documentos e memórias de cálculo para conferência. As funcionalidades que aparecem para cada pessoa dependem do perfil de acesso e da etapa em que está a configuração da serventia.

3. O que a Acta Control não faz

Esta seção é tão importante quanto a anterior. A assinatura não compreende:

• escrituração contábil ou fiscal, que é atividade privativa de profissional de contabilidade;
• auditoria independente;
• perícia;
• consultoria de planejamento patrimonial ou sucessório;
• execução da rotina operacional da serventia, que continua sendo feita pela sua equipe.

O sistema sugere a classificação de um lançamento e se ele é dedutível, a partir do histórico da própria serventia e das regras carregadas. A decisão é sua: nenhuma sugestão entra na sua apuração sem que alguém da serventia confirme.

Os relatórios da Acta Control são instrumento de gestão e apoio à escrituração. Eles não substituem o seu contador, a quem continua cabendo a responsabilidade técnica pela apuração e pelas obrigações acessórias.

4. O que fica de fora e é orçado à parte

Implantação presencial, treinamento da equipe, capacitação continuada e consultoria não fazem parte destes Termos. O que você contrata aqui é a assinatura do software. Se quiser algum desses serviços, eles são combinados e orçados separadamente, em documento próprio.

5. Quem pode acessar e com qual permissão

• O serviço é destinado a profissionais e organizações dos setores notarial, registral e contábil.
• O acesso pode depender de convite, de análise de perfil e da conclusão da configuração inicial.
• Os perfis de titular, contador, substituto e integrante da equipe enxergam coisas diferentes e podem fazer coisas diferentes.
• Cada pessoa usa a própria conta e mantém os dados cadastrais atualizados.
• Senhas e códigos de acesso não devem ser compartilhados. Qualquer suspeita de uso indevido deve ser comunicada logo.

Quem administra a conta da serventia é responsável por conceder, revisar e retirar os acessos da equipe e dos profissionais vinculados.

6. Quanto custa e como se paga

A mensalidade é única e definida pela faixa de porte da sua serventia. A faixa vem da arrecadação anual que o Conselho Nacional de Justiça publica para o CNS informado no seu cadastro: as faixas vão de serventias com arrecadação abaixo de R$ 100 mil por ano até as maiores do país, e quanto maior o porte, maior a mensalidade. Não há cobrança por usuário, por lançamento nem por relatório emitido.

O valor da sua faixa, na tabela vigente, é apresentado com clareza antes de qualquer contratação — na tela de pagamento e em qualquer proposta que você receba. Nenhuma cobrança começa sem que você tenha visto o número exato.

O valor exato de cada limite de faixa pertence sempre à faixa de cima. Uma arrecadação de R$ 600.000 cravados fica na faixa que começa em R$ 600 mil, e não na anterior.

Se a base pública não trouxer arrecadação apurada para o seu CNS, o sistema não escolhe faixa nem cobra nada de forma automática: o valor é definido em conversa com você, e a assinatura só começa depois disso.

O valor da sua assinatura é gravado quando ela começa e não muda sozinho. Se a base pública do CNJ passar a informar outra arrecadação para a sua serventia e isso mudar a sua faixa, a cobrança continua a mesma até que você seja avisado e concorde. Reajuste automático, só o anual pelo IPCA descrito no fim desta seção.

O pagamento é processado pela Stripe, e os meios aceitos aparecem na própria tela de pagamento: hoje, cartão de crédito com renovação automática e boleto. A prestadora não guarda os dados completos do seu cartão. No boleto, e em qualquer outro meio de confirmação posterior, a confirmação não é instantânea e o acesso abre quando o pagamento é confirmado.

A renovação é mensal e automática, e segue assim enquanto você não cancelar. O valor é reajustado uma vez por ano, na data de aniversário do contrato, pela variação do IPCA apurado pelo IBGE.

7. Os dados são seus

Tudo o que você lança, importa ou anexa na Acta Control continua sendo seu. A assinatura não transfere à prestadora a propriedade sobre o conteúdo da serventia.

Enquanto a assinatura está ativa, você baixa quando quiser os seus documentos e relatórios pela própria tela de Relatórios, em CSV e em PDF. Encerrado o contrato, você tem direito à cópia integral dos seus dados em formato aberto de leitura universal, sem custo, entregue em até 30 dias contados do pedido. Esse direito vale inclusive quando o encerramento decorre de falta de pagamento.

Em contrapartida, você é responsável pela exatidão, pela integridade e pela origem legítima do que insere. Isso inclui verificar se tem autorização ou outra base legal para disponibilizar dados de funcionários, clientes, fornecedores e demais terceiros. A prestadora trata esse conteúdo para executar o serviço, proteger a plataforma e cumprir obrigações legais, nos termos da Política de Privacidade, que integra estes Termos.

8. Sigilo

A prestadora observa o dever de sigilo próprio da atividade notarial e registral, previsto no artigo 30, inciso VI, da Lei 8.935/1994, quanto a tudo que acessar em razão do serviço. Cada pessoa com login também deve tratar como confidenciais os dados e documentos a que tiver acesso.

9. Cálculos, relatórios e o assistente do sistema

Os resultados dependem dos dados importados, da configuração da serventia e das regras disponíveis no sistema. Antes de usar qualquer número em obrigação fiscal, contábil, jurídica ou administrativa, o titular e os profissionais responsáveis devem conferir a classificação, o cálculo e o documento gerado.

O assistente de inteligência artificial do sistema responde com base na documentação da própria Acta Control e na legislação carregada nele. Ele serve para orientar e localizar informação, não substitui o contador e não constitui consultoria jurídica ou contábil individualizada, principalmente diante de norma local ou de situação concreta que a plataforma não conhece.

10. Como você pode usar o sistema

O software, a marca, o design, os textos e os modelos da Acta Control pertencem à prestadora e são protegidos pelas Leis 9.609/1998 e 9.610/1998, que tratam de programa de computador e de direito autoral.

Você recebe uma licença de uso não exclusiva (outras serventias usam o mesmo sistema), intransferível (ela é sua e não passa para outra pessoa) e limitada ao uso interno na serventia cadastrada, enquanto a assinatura estiver vigente. É vedado ceder, sublicenciar, revender, descompilar, fazer engenharia reversa ou tentar recriar o sistema a partir dele.

Você também se compromete a:

• respeitar as permissões de acesso e a confidencialidade das informações da serventia;
• não acessar contas, dados ou áreas sem autorização;
• não contornar controles de segurança, testar falhas sem autorização nem atrapalhar o funcionamento do serviço;
• não usar a plataforma para fraude, prática ilícita ou violação de direitos de terceiros.

11. Funcionamento, manutenção e serviços de terceiros

A prestadora faz manutenções, correções de segurança e mudanças de funcionalidade ao longo do tempo. Quando uma interrupção programada for relevante, avisamos com antecedência sempre que for possível. Não há garantia de funcionamento ininterrupto diante de manutenção, caso fortuito, força maior, falha de internet ou indisponibilidade de fornecedor externo.

A plataforma depende de serviços especializados de terceiros: autenticação, banco de dados, hospedagem, pagamento, comunicação, monitoramento e inteligência artificial. Falhas ou mudanças nesses serviços podem afetar temporariamente alguma funcionalidade. A prestadora escolhe e administra esses fornecedores, mas não controla a estrutura interna de cada um deles.

12. Falta de pagamento e suspensão de acesso

Não confirmado o pagamento da assinatura, o acesso às telas de dados é suspenso até a regularização. A suspensão alcança também os acessos delegados da serventia: contador, funcionário e substituto. Os lançamentos permanecem guardados, e o seu direito de exportar os dados na forma da seção 7 fica preservado mesmo com o acesso suspenso. Regularizado o pagamento, o acesso é restabelecido.

O acesso também pode ser suspenso para proteger pessoas e dados, cumprir determinação legal ou responder a fraude ou a violação destes Termos. Quando a situação permitir, você é informado e pode regularizar o problema.

13. Como cancelar

Você pode cancelar a qualquer tempo, sem multa e sem precisar justificar, pelos canais informados na plataforma. O acesso continua valendo até o fim do período já pago; não há devolução proporcional do mês em curso.

Antes de encerrar, baixe os documentos de que precisar. A exportação e o prazo de 30 dias da seção 7 continuam disponíveis depois do cancelamento. A conservação ou a eliminação dos dados após esse prazo segue a Política de Privacidade e as obrigações legais aplicáveis.

14. Responsabilidade de cada lado

Na extensão permitida pela lei, a prestadora não responde por prejuízos decorrentes de dados incorretos ou incompletos que você informar, do uso de resultados sem conferência, das permissões concedidas por quem administra a conta, ou do uso da plataforma em desacordo com estes Termos.

Isso não afasta responsabilidades que a lei não permite excluir, nem dispensa a prestadora de adotar medidas de segurança compatíveis com a natureza do serviço e com os dados que ele guarda.

15. Aceite eletrônico e versões deste documento

O aceite destes Termos é feito de forma eletrônica e tem validade jurídica nos termos da Lei 14.063/2020 e da Medida Provisória 2.200-2/2001. Cada versão deste documento tem número e data, que você encontra no rodapé desta página; a versão vigente é sempre a publicada aqui.

Estes Termos podem ser atualizados para acompanhar mudanças legais, técnicas ou operacionais. Mudanças relevantes são comunicadas pelos canais disponíveis, e a versão vigente fica sempre publicada nesta página, com número e data no rodapé.

16. Lei aplicável, foro e contato

Estes Termos são regidos pelas leis brasileiras. Fica eleito o foro de Brasília/DF para resolver as controvérsias que dele decorrerem, preservado o foro do domicílio do consumidor quando a legislação assim determinar.

Dúvidas sobre este documento podem ser enviadas para suporte@actacontrol.com.