O que avaliar num sistema de gestão financeira para cartório

Gestão de cartório tem três frentes: a financeira (livro-caixa, Livro Diário Auxiliar, carnê-leão, contas a pagar), a de pessoal (equipe, permissões de acesso, quem lança o quê) e a de atos (emissão, selo, protocolo). Um sistema que cuida de uma frente raramente cuida das outras, por isso o titular precisa saber qual delas está comprando. O que exigir de qualquer sistema: que leia os arquivos que você já tem (extrato OFX e arquivo de atos), que gere o livro-caixa e o Diário Auxiliar sem retrabalho, que dê ao contador acesso próprio e que cumpra as regras de segurança do CNJ. Abaixo estão o checklist, com o critério de cada item, e uma tabela do que cada tipo de solução cobre.

Qual solução cobre qual frente da gestão?

Há três tipos de solução. Planilha, que você mesmo monta e mantém. Sistema de atos, como Escriba e Siplan, que emite os atos e o selo e costuma ter um módulo financeiro. Sistema financeiro do titular, que cuida do livro-caixa, do carnê-leão e do caixa, como a Acta Control. A tabela mostra o que cada tipo cobre em geral; funcionalidade específica varia por fabricante e deve ser confirmada na demonstração.

Onde o sistema de atos ganha: na emissão dos atos e do selo, no balcão e no controle de produção dos escreventes (a Siplan, por exemplo, publica painéis de produtividade). Isso a Acta Control não faz, e nenhum sistema financeiro substitui. Na prática, muitos cartórios usam um sistema de atos para a operação e um sistema financeiro, ou o módulo do próprio sistema de atos, para o dinheiro do titular. O que importa é a ponte entre os dois: o arquivo de atos tem que chegar ao financeiro sem digitação.

Checklist de avaliação, com o critério de cada item

Leve esta lista para a demonstração. O critério diz o que conta como "sim".

Se o sistema não passa em algum item, anote e pergunte se está no roteiro ou se exige módulo extra. Os itens abaixo detalham o que olhar em cada um.

Por que a demonstração não basta?

Na demonstração, os dados já estão limpos. No seu cartório, o mês tem extrato com transferências entre contas, repasses que saem dias depois, despesas pessoais misturadas e um arquivo de atos no formato do seu sistema de selo. A pergunta útil é outra: como o sistema trata o mês que você já tem, e não o mês ideal.

Peça para testar com um mês fechado da sua serventia, ou acompanhe alguém fazendo isso na sua frente. Leve três coisas: o extrato do banco, o arquivo de atos do mês e o livro-caixa que o contador entregou. Assim você compara o resultado do sistema com algo que já conhece. Se a dúvida é entre continuar na planilha ou trocar, veja planilha ou sistema financeiro no cartório: como decidir.

O sistema lê os arquivos que você já tem?

Digitar despesa por despesa é o que faz o controle parar no segundo mês. Confira:

• Extrato bancário: se ele importa o arquivo do seu banco (em geral OFX) e o que faz com cada linha. Ele classifica sozinho ou sugere e espera a sua confirmação? Reimportar o mesmo extrato duplica lançamentos?
• Atos da serventia: se ele lê o arquivo exportado pelo seu sistema de atos (XML do selo, planilha ou PDF) e separa emolumento de repasse.
• Repasses e saídas que não são despesa: o sistema precisa distinguir o fundo incluído no emolumento, que entra como receita e vira despesa dedutível no mês em que é pago, do valor de terceiro cobrado por fora, que não é receita nem despesa (Manual de Orientação Tributária de Cartórios da Receita Federal, pp. 44-45 e 99). Transferência entre contas e retirada do titular também ficam fora do livro-caixa. Veja se o sistema trata cada caso sem gambiarra.

Cada despesa fica com a base legal?

Na fiscalização, o que pesa é a sustentação da despesa. Despesa legítima pode ser glosada quando falta comprovação ou enquadramento: veja por que a Receita glosa despesas do cartório. As hipóteses de dedução estão na Lei 8.134/1990, art. 6º.

Ao avaliar, pergunte:

• O sistema mostra se a despesa é dedutível e por quê, com a base legal da categoria?
• Ele avisa antes de você deduzir algo sem amparo?
• O contador recebe essa informação num arquivo que consegue conferir?

Os livros saem prontos e conferíveis?

O titular precisa de duas escriturações com finalidades diferentes:

• Livro-caixa: apura o imposto de renda do titular, no regime de caixa (Lei 8.134/1990, art. 6º). O passo a passo está no livro-caixa do cartório.
• Livro Diário Auxiliar: é o livro administrativo de receita e despesa exigido pelo CNJ, com receita lançada por especialidade no dia do ato (Código Nacional de Normas, Provimento CNJ 149/2023, arts. 185, II, 189 e 190).

Verifique se o sistema gera os dois a partir dos mesmos lançamentos e se as diferenças entre eles estão explicadas. Também importa o formato: além do PDF, uma planilha que o contador consiga abrir e conferir linha a linha.

O seu contador consegue trabalhar junto?

Sistema financeiro de cartório não substitui o contador. Ele organiza o que o contador precisa conferir. Pergunte:

• O contador tem acesso próprio, sem usar a sua senha?
• Funcionários e substitutos têm permissões separadas? Por exemplo, lançar despesas sem ver as suas retiradas.
• Há registro de quem alterou o quê?

Veja também a página para contadores de cartório, que mostra o que o contador recebe.

E a segurança dos dados, como a LGPD e o CNJ exigem?

O sistema guarda os dados financeiros da serventia, então a regra de segurança vale para ele também. O Provimento 74/2018 pedia backup, login pessoal e trilha de auditoria, e foi revogado pelo Provimento 213/2026, que fixa padrões mínimos de TI e manda os contratos com fornecedores terem cláusulas de confidencialidade, reversibilidade e portabilidade de dados, com observância da LGPD (Lei 13.709/2018). Na prática, pergunte ao fornecedor: onde ficam os dados, como é o backup, e como você leva o seu histórico embora, em formato aberto, se um dia trocar de sistema.

Ele mostra o caixa dos próximos meses?

Saber quanto entrou e saiu no mês passado não basta. Responda às perguntas da semana que vem:

• A compra cabe?
• O 13º está coberto em dezembro?

Para isso, veja se o sistema projeta o saldo dos próximos meses e se usa as contas a pagar já conhecidas. Desconfie de projeção apresentada como certeza: uma estimativa feita com médias é útil, mas não garante nada. O raciocínio está em por que falta caixa em dezembro.

Quanto custa de verdade?

Compare o custo total, não a mensalidade isolada:

• implantação e importação do histórico;
• treinamento da equipe;
• tempo que a sua equipe gasta por mês para alimentar o sistema;
• se há período de teste ou não;
• como o preço é calculado (por usuário, por módulo, por porte da serventia).

Checklist para levar à demonstração

• Importou o extrato do meu banco sem digitação?
• Leu o arquivo de atos do meu sistema e separou emolumento de repasse?
• Distinguiu o fundo pago (despesa no mês do pagamento) do valor de terceiro cobrado por fora (fora do livro), e marcou transferência e retirada como "não é despesa"?
• Mostrou a base legal de cada categoria de despesa?
• Gerou livro-caixa e Livro Diário Auxiliar, com planilha para o contador?
• Deu acesso próprio ao contador e permissões separadas à equipe?
• Mostrou login pessoal, trilha de alterações e como levar os dados embora em formato aberto?
• Projetou o caixa dos próximos meses usando as contas a pagar?
• Deixou claro o custo total e como o preço é calculado?

Como a Acta Control responde a esses pontos

Para comparar com outras opções, segue o que a Acta Control faz hoje em cada critério:

• Extrato: importa o OFX do banco e da fatura de cartão. Sugere uma categoria por linha, mas nada vira despesa sem a sua confirmação, e reimportar não duplica.
• Atos: lê o arquivo de atos (XML, planilha ou PDF) e separa emolumento de repasse.
• Repasses e saídas que não são despesa: o pagamento do fundo é confirmado como despesa, na categoria "Repasse a fundo pago no mês", e abate o carnê-leão no mês em que foi pago. O valor de terceiro que só passou pelo caixa vai em "Repasse a terceiros"; transferência entre contas e retirada do titular também ficam fora da despesa, pelo menu "Não é despesa".
• Base legal: a planilha para o contador traz as colunas "Dedutível", "Base legal" e "Motivo da classificação". Há também o PDF "Despesas e base legal".
• Livros e relatórios: em Relatórios saem o Livro-Caixa e o Diário Auxiliar, a base do Carnê-Leão e do ISS e o arquivo no formato de importação do Carnê-Leão Web.
• Equipe e contador: o contador tem acesso próprio; funcionários e substitutos têm permissões separadas; o Histórico registra quem mudou o quê.
• Projeção: estima o saldo dos próximos seis meses com a média dos meses fechados e as contas cadastradas. É uma estimativa, não uma garantia.
• Preço: é definido pelo porte da serventia, com base na arrecadação anual publicada pelo CNJ. Não há versão gratuita nem período de teste.
• Implantação assistida: para serventias com volume alto, histórico a recuperar ou contabilidade terceirizada, a Acta configura a serventia e conduz o primeiro mês até o fechamento. Você solicita pelo formulário de implantação assistida; depois vem uma reunião de diagnóstico, sem compromisso, e a implantação até o primeiro mês fechado. A resposta à solicitação sai em até 2 dias úteis.

A aula a seguir mostra o critério que mais pesa no dia a dia, importar o extrato e classificar as saídas, com dados de exemplo: Despesas do cartório: como importar e classificar.

Guia relacionado: Livro-caixa do cartório: o que é e como preencher.