Provimento 119/2021: capacitação obrigatória para apostilamento

O responsável pela serventia e os escreventes autorizados já cadastrados deveriam participar e obter aprovação no curso de capacitação sobre apostilamento até agosto de 2022 (art. 4º, § 2º). A capacitação é oferecida pelas entidades de classe dos notários e registradores, sob supervisão da Corregedoria Nacional de Justiça.

Quem pode apostilar documentos

O apostilamento pode ser executado por qualquer notário ou registrador cadastrado, mediante a capacitação, independentemente de especialização do serviço ou de circunscrição territorial (art. 4º, § 1º). O serviço é prestado por delegação do Conselho Nacional de Justiça. O credenciamento das autoridades apostilantes é realizado pelas corregedorias-gerais de Justiça dos Estados e do Distrito Federal (art. 3º, § 3º).

Em caso de vacância ou afastamento do titular, o serviço será prestado pelo designado responsável do serviço extrajudicial (art. 4º, § 5º).

Verificação de documentos emitidos por cartórios

Ao apostilar documentos emitidos por outro serviço notarial ou registral, a autoridade apostilante deve verificar a função e a autenticidade da assinatura do subscritor mediante consulta às centrais de sinais públicos das respectivas especialidades. O acesso a essas centrais deve ser franqueado às autoridades apostilantes para este fim (art. 4º, § 3º).

O sistema eletrônico de apostilamento mantém uma ferramenta com banco de dados de sinais públicos de autoridades brasileiras. Esse banco inclui padrões de sinais públicos, identificação civil e documentação comprobatória do cargo ou função exercida (art. 4º, § 4º).

Apostilamento de documentos eletrônicos

O apostilamento de documentos eletrônicos abrange o arquivo assinado na forma da Medida Provisória 2.200-2/2001 (art. 10, § 1º) ou o documento que contém declaração de ter sido assinado na forma dessa MP, da Lei 11.419/2006 (art. 1º, § 2º, III) ou da Lei 14.063/2020 (art. 4º), com verificação em site governamental (art. 14, § 2º).

Em caso de dúvida sobre a veracidade do documento ou do sítio eletrônico de verificação, a autoridade apostilante deve contatar o órgão responsável pela emissão do documento. Se a dúvida persistir, o apostilamento será negado (art. 14, § 3º).

Apostila em meio físico e papel de segurança

A apostila emitida em meio físico deve ser afixada no documento pela autoridade apostilante. Não é permitida a entrega da apostila de forma avulsa ao solicitante do serviço (art. 2º, § 1º).

Os papéis de segurança previamente adquiridos junto à Casa da Moeda do Brasil, na forma de contrato firmado pelo CNJ, eram considerados válidos por 12 meses contados da publicação do Provimento 119/2021 (art. 7º, § 3º). Em caso de extravio ou inutilização do papel de segurança, a informação deve ser inserida no sistema eletrônico de apostilamento. A inutilização exige destruição mediante incineração ou procedimento semelhante, com registro do incidente (art. 16).

Documento bilíngue e tradução juramentada

Para fins de aposição da apostila, o documento de procedência interna bilíngue, que contém versão em língua estrangeira, não dispensa a apresentação da tradução juramentada (art. 15, § 2º).

Delegação sem ônus e fiscalização

A delegação da operação do sistema eletrônico de apostilamento ocorre sem ônus para o CNJ. A fiscalização fica a cargo de Comitê Técnico instituído pela Corregedoria Nacional de Justiça, cujas competências são definidas em ato normativo próprio (art. 5º, § 3º).

O que foi revogado

O Provimento 119/2021 revogou os incisos I e II do § 3º do art. 3º e os §§ 6º a 8º do art. 4º do Provimento 62/2017, além de revogar integralmente o Provimento 106/2020 (art. 4º).

Fonte: Provimento 119/2021