Provimento 25/2012: comunicação oficial entre cartórios pelo Malote Digital

O Provimento 25/2012 do CNJ instituiu o Sistema Hermes (Malote Digital) como ferramenta oficial para comunicação entre as serventias extrajudiciais de notas e de registro e entre estas e os órgãos do Poder Judiciário (art. 1º).

O que o Malote Digital faz

O sistema funciona como um canal eletrônico para remessa de documentos. As comunicações entre cartórios, ou entre cartórios e o Judiciário, passam pelo Hermes quando o documento for eletrônico e não houver necessidade de envio físico. O Malote não substitui outros sistemas de remessa de documentos eletrônicos já em uso (parágrafo único do art. 1º).

Cadastramento pelo tribunal

Cada tribunal de justiça estadual cadastra uma Unidade Organizacional (UO) para cada serventia existente em seu estado, além dos usuários responsáveis por cada uma. O prazo previsto no Provimento foi de 90 dias contados de novembro de 2012 (art. 2º). A estrutura das UOs segue o padrão definido no anexo do Provimento.

As UOs devem ser mantidas atualizadas: inclusão de serventias novas, exclusão das extintas, de acordo com o Cadastro Nacional de Serventias (CNS) do sistema Justiça Aberta. As senhas de acesso são atualizadas sempre que houver mudança de titularidade (§1º do art. 2º). Serventias com acervos recolhidos não recebem UO autônoma (§2º do art. 2º).

Serventias sem conexão

O tribunal mantém no próprio site uma relação pública das serventias que não possuem conexão com a internet ou equipamento adequado para acessar o sistema (art. 4º). O Provimento recomenda que os tribunais trabalhem para que essas serventias venham a utilizar o Hermes.

Normas complementares

Cada tribunal pode expedir normas complementares para uso do Malote Digital dentro de suas competências, desde que não conflitem com o Provimento 25/2012 (art. 3º). Para questões operacionais específicas da sua comarca (como o tipo de comunicação que seu tribunal encaminha pelo Hermes, ou se há obrigação de conferir a caixa de entrada em prazo determinado) consulte a corregedoria do seu estado.

Quando o Malote não se aplica

O sistema não se aplica nas hipóteses em que for necessária a remessa de documentos físicos (parágrafo único do art. 1º). Nessas situações, o envio segue pelo meio tradicional.

Fonte: Provimento 25/2012 — CNJ