Provimento 50/2015: guarda e descarte de documentos no cartório

Em resumo: o Provimento 50/2015 do CNJ autoriza os cartórios de notas, protesto, registro de imóveis, registro civil de pessoas naturais e jurídicas e títulos e documentos a adotar a Tabela de Temporalidade de Documentos anexa. Antes do descarte, os documentos devem ser desfigurados, e toda eliminação deve ser comunicada semestralmente ao juízo competente. O ato segue vigente, com alterações do Provimento 185/2024.

Antes de eliminar qualquer papel do arquivo, três providências vêm do Provimento 50/2015: localizar o documento na Tabela de Temporalidade anexa e conferir o prazo de guarda e a destinação final, desfigurar o que for descartado, e comunicar a eliminação ao juízo competente. O art. 2º trata do descarte e o art. 3º da comunicação. O art. 1º autoriza expressamente a adoção da tabela pelos Cartórios de Notas, Protestos de Letras e Títulos, Registros de Imóveis, Registros Civis de Pessoas Naturais, Registros Civis de Pessoas Jurídicas e Registros de Títulos e Documentos.

Como a tabela se lê

Cada linha do anexo traz um código, o assunto, o documento, o prazo de guarda na fase corrente e na fase intermediária, e a destinação final, que é eliminação ou guarda permanente. Há ainda as colunas de microfilmagem e digitalização, e uma coluna de observação com a base legal da linha.

Duas leituras erradas custam caro. A primeira é confundir prazo de guarda com data do documento: em várias linhas o prazo corre de um evento, e não da lavratura. A segunda é ignorar a marcação de microfilmagem ou digitalização, porque em muitos itens a eliminação só é permitida caso a documentação tenha sido microfilmada ou digitalizada.

O que nunca se elimina

O anexo classifica como guarda permanente os livros do registro civil das pessoas naturais: livro tombo, livro de editais e proclamas, e os assentos de nascimento, de óbito e de casamento, além do Livro E. No registro de imóveis, são permanentes o protocolo, o registro geral, o registro auxiliar, o indicador real, o indicador pessoal, o livro de estrangeiros de terras rurais, o de indisponibilidade de bens e o Registro de Torrens, e também o memorial de incorporação e o memorial de loteamento.

No ofício de notas, ficam em guarda permanente o protocolo de livros, os testamentos públicos, a aprovação de testamentos cerrados, os livros de escritura, os de procurações e substabelecimentos, o índice de testamentos e notas e os livros auxiliares. No registro de títulos e documentos, os livros A, B, C e D. No registro civil de pessoas jurídicas, o protocolo e os livros A e B. Nos distribuidores, os livros de registro de ações distribuídas, de títulos distribuídos para protesto e para transferência de domínio, de sentenças de varas empresariais, de escrituras públicas de imóveis, de testamentos, de habilitações de casamento, de constituição de pessoa jurídica e de títulos e documentos.

Prazos de guarda que aparecem no dia a dia

No registro civil das pessoas naturais, a Declaração de Nascido Vivo e a Declaração de Óbito têm guarda de 1 ano, e a tabela anota que são documentos controlados pelo Ministério da Saúde. Retificações de qualquer espécie, registro de nascimento tardio e outros processos com trâmite na própria serventia: 5 anos. Averbações por mandado, carta de sentença, reconhecimento voluntário de paternidade, adoção e legitimações: 5 anos após a averbação. Comunicações: 2 anos após a efetiva anotação. Declaração de hipossuficiência: 1 ano. Editais de proclamas: 6 meses após a fixação no serviço e a publicação. Habilitação de casamentos celebrados: 5 anos após o trânsito em julgado da sentença homologatória. Habilitação de casamentos inocorridos: 6 meses após a autuação, e a observação do anexo lembra que o casamento não realizado no prazo de 90 dias após a efetiva habilitação sofre os efeitos da decadência.

No registro de imóveis, os documentos apresentados com prenotação cancelada e não retirados pelo requerente ficam 5 anos após o cancelamento da prenotação. Os títulos registrados ficam 1 ano, com eliminação permitida somente se microfilmados ou digitalizados. O comprovante de emissão da Declaração de Operação Imobiliária, a DOI, fica 5 anos.

No tabelionato de protesto, o livro de protocolo fica 3 anos e o registro de protesto 10 anos, com base no art. 36 da Lei 9.492/1997. Comprovantes de pagamento dos credores e de devolução de títulos e documentos: 1 mês. Intimações e editais de documentos protestados: 1 ano. Intimações de títulos pagos ou retirados: 6 meses. Ordens de cancelamento: 1 ano. Mandados e ofícios judiciais: 10 anos, e o mandado de sustação 1 ano após a solução definitiva pelo juiz.

Nos documentos comuns a todas as especialidades, o livro adicional e o livro de controle de selos ficam 10 anos, a guia de recolhimento de receita judiciária 10 anos, ofícios e requerimentos 5 anos, relatórios de correição 5 anos, recibos 5 anos, boletins dos atos extrajudiciais 5 anos e a certidão não procurada pelas partes 3 meses.

Depósito de firmas e reconhecimento por autenticidade

O anexo, com a redação dada pelo Provimento CN 185, de 26.11.2024, fixa 5 anos para o depósito de firmas, para as fichas de depósito de firmas e para o reconhecimento de firmas por autenticidade, tanto no ofício de notas quanto no ofício de notas e registros de contratos marítimos, com digitalização marcada. A base legal indicada é o art. 2º-A da Lei 12.682/2012, com redação dada pela Lei 13.874/2019, regulamentado pelo art. 11 do Decreto 10.278/2020. Quem for eliminar cartão de assinatura precisa, portanto, ter o acervo digitalizado nos moldes daquele decreto.

Como o descarte é feito

O art. 2º não admite saco de lixo com papel legível. Os documentos que venham a ser descartados devem ser previamente desfigurados de modo que as informações não possam ser recuperadas, especialmente as indicações de identidade pessoal e as assinaturas. Fragmentação em tiras cruzadas, trituração ou serviço contratado de destruição com certificado atendem ao comando, desde que o resultado seja irrecuperável. Contratar terceiro não transfere a responsabilidade sobre o dado.

A comunicação semestral ao juízo

O art. 3º fecha o ciclo: toda eliminação de documentos pelos cartórios extrajudiciais, observados os termos da Lei 8.159 de 1991 e da Tabela de Temporalidade anexa, deve ser comunicada, semestralmente, ao juízo competente. Isso pede um registro interno permanente de cada expurgo, com a linha da tabela aplicada, o intervalo de datas do material eliminado, a quantidade e a forma de destruição. Sem esse controle, não há como redigir a comunicação nem como demonstrar em correição que a eliminação seguiu a tabela.

O art. 4º diz que o provimento entra em vigor na data de sua publicação.

Fonte: Provimento CNJ 50/2015