Provimento 185/2024: guarda de 5 anos em documentos de firma

Se a sua serventia guarda fichas de depósito de firma, cartões de abertura de firma e livros de reconhecimento por autenticidade, este ato mexe na linha da tabela que rege esse acervo. O Provimento 185/2024 tem dois artigos. O art. 1º dá nova redação a seis códigos da Tabela de Temporalidade de Documentos anexa ao Provimento n. 50, de 28 de setembro de 2015, fixando prazo de guarda de 5 anos na fase corrente. O provimento foi publicado no Diário da Justiça eletrônico em 28 de novembro de 2024 e está em vigor desde essa data.

Os seis códigos alcançados pelo art. 1º

O art. 1º nomeia exatamente quais linhas da tabela recebem nova redação:

• 3-5-1-6, Depósito de Firmas
• 3-5-1-7, Reconhecimento de firmas por autenticidade
• 3-5-2, Fichas de depósito de firma
• 3-6-1-5, Abertura de firma
• 3-6-1-6, Reconhecimento de firmas por autenticidade
• 3-6-4, Depósito de firmas (fichas)

Qualquer outro assunto da Tabela de Temporalidade fica de fora. Se o documento que está na estante não se enquadra em um desses seis códigos, o prazo dele continua a ser lido na linha própria da tabela anexa ao Provimento CNJ 50/2015.

O que a tabela marca em cada coluna

As seis linhas vêm preenchidas do mesmo jeito, e vale conhecer coluna por coluna, porque é isso que orienta o arquivista da serventia:

• Prazo de guarda na fase corrente: 5 anos.
• Fase intermediária: sem prazo indicado, marcada com traços.
• Eliminação, Guarda Permanente e Microfilmagem: colunas em branco.
• Digitalização: coluna assinalada com X nos seis códigos.
• Observação: traz a base legal, idêntica nas seis linhas.
• Coluna Alterações: preenchida com "Sim" nos códigos 3-5-2 e 3-6-4.

Ou seja, a destinação final indicada nas seis linhas é a digitalização, e não a eliminação nem a guarda permanente.

A base legal que a própria tabela indica

A coluna de observação das seis linhas aponta a mesma fundamentação: o art. 2º-A da Lei n. 12.682/2012, com a redação dada pela Lei n. 13.874/2019, regulamentado pelo art. 11 do Decreto n. 10.278/2020. Quem for montar o procedimento de digitalização desse acervo precisa ler o decreto, porque é lá que estão os requisitos técnicos do processo, e não no texto do provimento, que se limita a remeter.

O custo que fica na conta da serventia

Guarda de papel e digitalização de acervo são despesas operacionais recorrentes: metro quadrado de arquivo, caixa, scanner, hora de auxiliar, armazenamento dos arquivos gerados. Nenhum desses itens gera emolumento. Vale lançar cada um como despesa do mês em que ocorre, para saber o quanto o cumprimento da tabela pesa na margem líquida antes de contratar o serviço. O Acta Control separa esse tipo de despesa da operação corrente do balcão, o que permite comparar o custo do projeto de digitalização com o resto do mês.

Vigência e quem assinou

O art. 2º diz que o provimento entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário. A publicação no Diário da Justiça eletrônico ocorreu em 28 de novembro de 2024, e essa é a data de início da vigência. O ato é datado de 26 de novembro de 2024 e leva a assinatura do Ministro Mauro Campbell Marques, então Corregedor Nacional de Justiça.

Fonte: Provimento CNJ 185/2024