Provimento 17/2012: remessa eletrônica de documentos no Sistema Interligado de nascimento

O Provimento 17/2012 ajustou a forma como documentos transitam entre as Unidades Interligadas (hospitais e maternidades) e os cartórios de registro civil de pessoas naturais no Sistema Interligado de emissão de certidão de nascimento.

Quem atua nesse sistema já sabe: a Declaração de Nascido Vivo e o Termo de Declaração, antes enviados só em papel depois da impressão da certidão, ganharam caminho eletrônico. O titular do cartório recebe os documentos digitalizados, confere, lavra o assento e transmite a certidão de volta para o hospital, tudo via ICP-Brasil.

O que o titular de cartório recebe e confere

O profissional da Unidade Interligada digitaliza a DNV (art. 7º, V do Provimento 13/2010) e o Termo de Declaração (art. 9º, I do Provimento 13/2010) e envia os arquivos ao cartório. O titular recebe esses documentos digitalizados, confere a adequação deles para a lavratura do registro e, se estiver tudo certo, lavra o assento e transmite a certidão de volta (art. 11, § 1º).

Se houver inconsistência ou dúvida, o titular devolve o pedido pelo próprio sistema, apontando as correções ou diligências necessárias (art. 12 do Provimento 13/2010).

Declaração de conferência e prazo de cinco dias úteis

Quando a Unidade Interligada tem preposto autorizado pelo titular, há uma segunda modalidade. O preposto pode remeter ao cartório apenas uma declaração assinada digitalmente, informando que conferiu os elementos e que eles atendem aos requisitos legais. Nessa declaração constam os dados para o registro (art. 11, § 2º).

O preposto então tem até cinco dias úteis, a contar da remessa da declaração, para enviar eletronicamente a DNV, o Termo de Declaração e, se for o caso, o documento do art. 9º, V do Provimento 13/2010 (art. 11, § 2º). A declaração de conferência tem efeito de ato praticado por preposto do titular que lavra o registro, ainda que o preposto tenha sido contratado por consórcio ou atue em sistema de rodízio (art. 11, § 3º).

Armazenamento: regra geral e exceção para a declaração de conferência

Na regra geral, quando não há declaração de conferência, o profissional da Unidade Interligada envia em meio físico, depois da expedição da certidão, a DNV e o Termo de Declaração ao titular que lavrou o assento. O cartório mantém os documentos digitais em sistemática própria e guarda os termos em papel em arquivo físico (art. 15, caput e § 1º, na redação dada pelo Provimento 17/2012).

Quando há declaração de conferência (art. 11, § 2º), o cartório mantém a sistemática de armazenamento dos documentos digitais e o prazo de cinco dias úteis para receber os arquivos digitalizados. A guarda física dos termos e das DNVs, nesse caso, acontece na própria Unidade Interligada ou, se ela vier a ser desativada, no cartório em que foi lavrado o assento (art. 15, § 2º, na redação dada pelo Provimento 17/2012).

O que o ato alterou no Provimento 13/2010

O Provimento 17/2012 modificou dois artigos do Provimento 13/2010: o art. 11 e o art. 15. A íntegra do Provimento 13/2010 apresenta o texto consolidado com as alterações já incorporadas; os artigos citados neste post refletem essa redação final.

O Sistema Interligado exige certificação digital ICP-Brasil em toda a comunicação entre a Unidade Interligada e os cartórios (art. 1º, § 3º do Provimento 13/2010). A fiscalização cabe ao juízo competente, sem prejuízo dos poderes da Corregedoria Nacional de Justiça e das Corregedorias estaduais (art. 16 do Provimento 13/2010).

Fonte: Provimento 17/2012