Indicadores financeiros do cartório: 6 que o titular acompanha

O titular de cartório deve acompanhar, todo mês, seis indicadores financeiros: receita operacional, resultado do mês, margem líquida, base do imposto de renda, disponível para o titular e reserva. Eles diferem dos indicadores de empresa por três razões: o titular é pessoa física e apura o imposto em regime de caixa; boa parte do que entra no balcão é repasse (fundos, ISS) e não é renda dele; e o 13º e as férias dos funcionários chegam como surpresa se ninguém separar dinheiro antes. Abaixo, a fórmula de cada indicador, o que ele responde e o erro mais comum ao lê-lo.

Este guia trata só de indicadores financeiros. Indicadores operacionais, como volume de atos, tempo de atendimento e produtividade por escrevente, são outro assunto, e os guias de sistemas de gestão que aparecem no Google para "indicadores de desempenho de cartório" cobrem esse lado melhor do que este texto.

1. Receita operacional

O que é: a base tributável (os emolumentos líquidos) mais os reembolsos. Os repasses a fundos e o ISS ficam de fora: o dinheiro passa pelo caixa do cartório, mas não é receita do titular.

O que responde: quanto a serventia produziu de fato no mês, sem o dinheiro que só estava de passagem.

Armadilha: olhar a arrecadação bruta. Ela soma a receita operacional e os repasses, e por isso parece maior do que a atividade realmente foi.

2. Resultado do mês

O que é: a receita operacional menos os impostos, as despesas operacionais e a reserva do mês. Os repasses entram na arrecadação e nas saídas com o mesmo valor, então se cancelam e não alteram o resultado. O resultado não desconta a retirada do titular nem os aportes: retirada e aporte são o destino do que a atividade produziu, não o custo de produzi-la.

O que responde: a atividade deu sobra no mês, e quanto.

Armadilha: comparar o resultado de um mês com 13º ou férias pagos com o de um mês comum, sem olhar a reserva (indicador 6). A variação sobre o mês anterior só diz algo quando se sabe o que caiu em cada mês.

3. Margem líquida

O que é: o resultado do mês dividido pela receita operacional, em porcentagem. Se a receita operacional do mês é zero, a margem é zero.

O que responde: de cada R$ 100 que a atividade produziu, quantos sobraram depois de impostos, despesas e reserva.

Armadilha: o denominador. Dividir pela arrecadação bruta (que inclui os repasses) dilui a margem e faz um cartório com muito repasse parecer menos eficiente do que é. A conta correta usa a receita operacional.

4. Base do imposto de renda

O que é: a receita recebida no mês menos as despesas pagas dedutíveis, no regime de caixa do livro-caixa do carnê-leão (Lei 8.134/1990, art. 6º; RIR/2018, arts. 68 e 69; IN RFB 1.500/2014, art. 104). O fundo pago no mês seguinte é despesa quando pago, e a guia de ISS paga é despesa dedutível quando o titular a suporta. Nenhum dos dois abate a receita do mês do ato.

O que responde: sobre quanto de renda o imposto do mês incide, antes de a tabela progressiva ser aplicada.

Armadilha: apurar por competência. Se o boleto do fundo ainda não foi lançado, a base sai maior do que será; o conserto é lançar o boleto, não mudar a fórmula. O passo a passo está no livro-caixa do cartório.

5. Disponível para o titular

O que é: o líquido (a arrecadação menos as saídas) menos os aportes. É o que sobrou depois de a atividade se pagar e de o titular separar o que investe.

O que responde: quanto o titular pode, de fato, retirar sem apertar o caixa. Para isso o Acta mostra também a retirada segura, o teto do mês: ela parte do menor valor entre a mediana do disponível nos últimos 6 meses fechados e a dos últimos 12, desconta o 13º e as férias ainda sem reserva e a reposição do caixa operacional. Só aparece a partir de seis meses fechados, porque com menos que isso um mês bom inflaria o número.

Armadilha: tratar o disponível de um mês bom como renda mensal fixa. A mediana existe para tirar esse efeito.

6. Reserva

O que é: a provisão mensal (o valor anual provisionado dividido por 12) e o saldo da reserva para obrigações que vencem de uma vez, como 13º, férias e rescisões. Quando a obrigação é paga, o valor sai da reserva e não é descontado de novo do que sobrou; só o que passar da reserva reduz a sobra do mês. Nos livros fiscais nada muda: o valor pago entra inteiro no livro-caixa, no mês em que foi pago.

O que responde: o cartório fatura bem, mas falta caixa em dezembro? A reserva é o que separa as duas coisas.

Armadilha: achar que a reserva é "dinheiro parado". Provisionar reduz o que sobra todo mês, e é para isso que serve.

Como acompanhar na prática

1. Feche o mês antes de ler os números. Despesa não lançada e boleto de fundo em aberto distorcem o resultado e a base do IR.
2. Confira se o caixa bate. Indicador calculado sobre extrato com lançamento faltando herda o erro. A conciliação bancária vem antes dos indicadores.
3. Compare meses com o mesmo conteúdo. Mês com 13º ou férias pagos se compara com a reserva ao lado.
4. Olhe a composição das despesas, não só o total. Uma categoria que cresce esconde-se dentro de um total estável.
5. Projete o caixa. O fluxo de caixa do cartório mostra quando as obrigações vencem; os indicadores mostram o que já aconteceu.

O Acta Control calcula os seis indicadores a partir dos lançamentos do mês, na tela Início e na DRE, com a mesma fórmula nos dois lugares. Quem prefere planilha encontra o modelo de livro-caixa para a parte fiscal.

Qual a diferença entre indicador financeiro e indicador de desempenho do cartório?

O indicador financeiro mede dinheiro: receita, resultado, margem, imposto, reserva. O indicador de desempenho costuma medir a operação: atos praticados, tempo de atendimento, produtividade. Um cartório pode ter operação eficiente e margem baixa, ou o contrário; por isso os dois conjuntos se acompanham juntos.

Qual é uma margem líquida boa para um cartório?

Este guia não traz uma faixa de referência, porque não há uma fonte oficial para ela. A margem varia com o tamanho da serventia, o quadro de funcionários e os repasses. A comparação mais útil é a do próprio cartório, mês a mês e contra o mesmo mês do ano anterior.

Por que a margem do cartório usa a receita operacional e não a arrecadação?

Porque a arrecadação inclui os repasses a fundos e o ISS, que não são receita do titular. Dividir por ela diluiria a margem. A receita operacional (base tributável mais reembolsos) é a que representa o que a atividade produziu.

Com que frequência o titular deve olhar os indicadores?

Uma vez por mês, depois de fechar o mês: o livro-caixa é mensal e o carnê-leão também. A retirada segura, em particular, só faz sentido com meses fechados. Para a situação concreta do seu cartório, confirme com o seu contador.

Fontes

• Lei nº 8.134/1990, art. 6º; RIR/2018 (Decreto nº 9.580/2018), arts. 68 e 69
• Instrução Normativa RFB nº 1.500/2014, art. 104
• Metodologia de cálculo dos indicadores: Acta Control, telas Início e DRE (fórmulas descritas na Central de Ajuda)