Existe um modelo oficial de livro-caixa da Receita Federal?

Não. A Receita não publica leiaute oficial: o formato é livre. A norma fixa o conteúdo, não o desenho: receitas e despesas da atividade, com data, histórico e valor, e a apuração mensal (RIR/2018, art. 69; IN RFB 1.500/2014, art. 104). O Carnê-Leão Web, no e-CAC, também permite escriturar o livro-caixa.

O livro-caixa precisa ser registrado?

Não. O livro-caixa independe de registro (RIR/2018, art. 69, § 3º). Se for escriturado em computador e impresso, o Perguntão IRPF 2026 (pergunta 431) pede folhas numeradas em sequência, encadernadas, com termos de abertura e de encerramento e sem intervalos em branco, entrelinhas, rasuras ou emendas.

Que comprovante vale para a despesa lançada?

Documento fiscal que identifique você como adquirente e a despesa feita. Tíquete de caixa e recibo não identificado não servem (Perguntão IRPF 2026, pergunta 432). Os comprovantes ficam com você, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a prescrição ou a decadência (Lei 8.134/1990, art. 6º, § 2º).

E se as despesas do mês passarem da receita?

A dedução fica limitada à receita do mês. O excesso pode ser somado às despesas dos meses seguintes, até dezembro; o que sobrar em dezembro não passa para o ano seguinte (Perguntão IRPF 2026, pergunta 428). O quadro de apuração do modelo já faz essa conta.

A planilha substitui o Carnê-Leão Web?

Não. Ela serve para lançar e conferir o mês. O imposto é apurado e o DARF é emitido no Carnê-Leão Web, no e-CAC, como explica o Manual do Carnê-Leão da Receita.

Modelo de livro-caixa em Excel e para imprimir (grátis)

O que tem no modelo

Data: a do recebimento ou do pagamento. O livro-caixa é regime de caixa.
Histórico: o que foi recebido ou pago, de forma que dê para identificar a operação.
Receita: o valor recebido no dia.
Despesa dedutível: só a despesa necessária à atividade, paga no mês.
Documento / CPF-CNPJ do beneficiário: número da nota ou recibo e de quem recebeu, para achar o comprovante.
Totais do mês: receitas, despesas dedutíveis, excesso do mês anterior, dedução aproveitada (limitada à receita), excesso a transportar e a base do carnê-leão. No Excel, com fórmulas.

Versão para imprimir

A folha abaixo sai sozinha na impressão, sem o menu e o rodapé do site. Use uma por mês e some as colunas no fim.

Livro-caixa

Titular:CPF:Serventia / atividade:Mês/ano:

Data	Histórico	Receita (R$)	Despesa dedutível (R$)	Documento / CPF-CNPJ do beneficiário

Apuração do mês
Total de receitas do mês
Total de despesas dedutíveis do mês
(+) Excesso de despesas do mês anterior
(=) Dedução aproveitada no mês (limitada à receita)
(=) Excesso a transportar para o mês seguinte
Base do carnê-leão (receitas − dedução aproveitada)

Formato livre (RIR/2018, art. 69). O excesso de despesas de dezembro não passa para o ano seguinte. Modelo: actacontrol.com/ferramentas/modelo-livro-caixa

Como preencher

Lance cada recebimento na data em que o dinheiro entrou e cada pagamento na data em que saiu.
Na coluna de despesa, só o que é dedutível. Retirada do titular, compra de bem durável e valor que só passa pelo caixa (repasse a terceiro cobrado por fora) não entram como despesa.
No fim do mês, feche o quadro de apuração e leve a base para o carnê-leão.

O passo a passo, com base legal e exemplos de cartório, está no guia Livro-caixa do cartório. Para estimar o imposto do mês com os totais da planilha, use a calculadora de carnê-leão do titular.

Modelo de apoio. Não substitui a orientação do seu contador.

Fazer o livro-caixa sem planilha na Acta

Perguntas frequentes

Existe um modelo oficial de livro-caixa da Receita Federal?: Não. A Receita não publica leiaute oficial: o formato é livre. A norma fixa o conteúdo, não o desenho: receitas e despesas da atividade, com data, histórico e valor, e a apuração mensal (RIR/2018, art. 69; IN RFB 1.500/2014, art. 104). O Carnê-Leão Web, no e-CAC, também permite escriturar o livro-caixa.
O livro-caixa precisa ser registrado?: Não. O livro-caixa independe de registro (RIR/2018, art. 69, § 3º). Se for escriturado em computador e impresso, o Perguntão IRPF 2026 (pergunta 431) pede folhas numeradas em sequência, encadernadas, com termos de abertura e de encerramento e sem intervalos em branco, entrelinhas, rasuras ou emendas.
Que comprovante vale para a despesa lançada?: Documento fiscal que identifique você como adquirente e a despesa feita. Tíquete de caixa e recibo não identificado não servem (Perguntão IRPF 2026, pergunta 432). Os comprovantes ficam com você, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a prescrição ou a decadência (Lei 8.134/1990, art. 6º, § 2º).
E se as despesas do mês passarem da receita?: A dedução fica limitada à receita do mês. O excesso pode ser somado às despesas dos meses seguintes, até dezembro; o que sobrar em dezembro não passa para o ano seguinte (Perguntão IRPF 2026, pergunta 428). O quadro de apuração do modelo já faz essa conta.
A planilha substitui o Carnê-Leão Web?: Não. Ela serve para lançar e conferir o mês. O imposto é apurado e o DARF é emitido no Carnê-Leão Web, no e-CAC, como explica o Manual do Carnê-Leão da Receita.