Livro caixa na contabilidade: o contábil e o do carnê-leão
Responsável editorialBruno Krohnfundador da Acta Control, professor na ENNOR e certificação CEA-ANBIMA
Na contabilidade da empresa, o "livro caixa" não é um livro obrigatório à parte: a escrituração contábil usa o Livro Diário e, em regra, o regime de competência, em que a receita e a despesa entram quando o fato acontece, mesmo sem dinheiro. Já o livro-caixa do carnê-leão é o registro da pessoa física que recebe rendimentos do trabalho sem vínculo, e segue o regime de caixa: só conta o que foi recebido e pago no mês. O titular de cartório é pessoa física e usa o segundo; o Livro Diário Auxiliar do CNJ é um terceiro livro, com outra finalidade. Misturar os três é o erro mais comum.
Livro caixa na contabilidade da empresa
O Código Civil, no art. 1.179, manda o empresário e a sociedade empresária seguirem um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme dos seus livros, e levantarem anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico. O livro obrigatório desse sistema é o Diário. A escrituração segue as normas do Conselho Federal de Contabilidade: a NBC TG Estrutura Conceitual adota o regime de competência, e a ITG 2000 trata da escrituração contábil.
Por isso, quando o contador fala em "livro caixa" dentro de uma empresa, costuma querer dizer a conta Caixa (e as contas de bancos) do razão, ou um controle de movimentação financeira. É útil, mas é registro contábil por competência: uma venda a prazo aparece como receita no dia da venda, e uma conta a pagar aparece como despesa antes de ser paga.
Livro-caixa do carnê-leão (pessoa física)
A pessoa física que recebe rendimentos de trabalho não assalariado (autônomo, profissional liberal, titular de serventia) paga o imposto mensalmente pelo carnê-leão. Quem quer deduzir despesas da atividade precisa escriturá-las em livro-caixa (Lei 8.134/1990, art. 6º; RIR/2018, arts. 68 e 69; IN RFB 1.500/2014, art. 104). A regra é de caixa: a receita é o que entrou no mês, e a despesa dedutível é o que foi pago no mês, com comprovante.
Não é um livro contábil, não tem balanço e não substitui o trabalho do contador: serve para apurar a base de cálculo do imposto da pessoa física.
Quadro comparativo
| Ponto | Livro contábil (empresa) | Livro-caixa do carnê-leão |
|---|---|---|
| Quem usa | Empresário e sociedade empresária (Código Civil, art. 1.179) | Pessoa física com rendimento de trabalho sem vínculo |
| Regime | Competência | Caixa |
| Receita entra | Quando o fato ocorre | Quando é recebida |
| Despesa entra | Quando o fato ocorre | Quando é paga |
| Finalidade | Demonstrações contábeis: balanço e resultado | Base de cálculo mensal do imposto de renda da pessoa física |
| Normas | Código Civil e normas do CFC (NBC TG, ITG 2000) | Lei 8.134/1990, RIR/2018 e IN RFB 1.500/2014 |
| Livro principal | Diário (com razão) | Livro-caixa |
O caso do cartório
O titular de cartório é pessoa física: o cartório não é empresa, e o emolumento é rendimento do titular, tributado pelo carnê-leão. Por isso o livro que apura o imposto dele é o livro-caixa, no regime de caixa. O repasse a fundos pago no mês seguinte, por exemplo, é despesa quando é pago, e a guia de ISS paga é despesa dedutível; nenhum dos dois abate a receita do mês do ato. A página do livro-caixa do cartório mostra isso com um mês de exemplo, e o modelo de livro-caixa traz a planilha.
O Provimento CNJ 149/2023 (Código Nacional de Normas do foro extrajudicial) trata, nos arts. 185 a 194, da escrituração das serventias, incluindo o Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa. Esse livro é uma obrigação perante a corregedoria, e a receita entra no dia do ato. Não é o livro-caixa da Receita Federal. O cartório costuma ter, então, três registros com lógicas diferentes: o livro-caixa (caixa, para o carnê-leão), o Diário Auxiliar (dia do ato, para o CNJ) e, se o titular tiver empresa própria, a contabilidade dela (competência). O contador do cartório que quiser ver como isso se organiza encontra o fluxo em para contadores. Sobre o que pode ou não ser deduzido, veja o guia do carnê-leão do titular.
Erros comuns
- Lançar por competência no livro-caixa. Receita de ato feito e ainda não recebido não entra no livro-caixa do mês.
- Descontar fundos e ISS da receita. Eles entram como despesa, no mês em que são pagos.
- Usar o Diário Auxiliar no lugar do livro-caixa. O Diário Auxiliar não serve de base para o carnê-leão.
- Deduzir despesa sem comprovante ou sem relação com a atividade. Despesa pessoal não é dedutível.
- Achar que o contador da empresa cuida do livro-caixa do titular. A contabilidade empresarial e o livro-caixa da pessoa física são escriturações separadas.
Livro caixa e livro contábil são a mesma coisa?
Não. O livro contábil da empresa trabalha por competência e alimenta o balanço. O livro-caixa do carnê-leão trabalha por caixa e alimenta o cálculo do imposto da pessoa física.
O cartório precisa de contabilidade empresarial?
O titular de serventia é pessoa física e apura o imposto pelo carnê-leão com livro-caixa. A contabilidade empresarial pertence a uma empresa, e só existe se o titular tiver uma separada. Para a situação concreta, confirme com o seu contador.
O Livro Diário Auxiliar substitui o livro-caixa?
Não. O Diário Auxiliar vem do Provimento CNJ 149/2023 e lança a receita no dia do ato, enquanto o livro-caixa só reconhece o que foi recebido e pago no mês.
O livro-caixa do carnê-leão é registrado em algum órgão?
A página sobre o livro-caixa do cartório registra que a Receita Federal dispensa o registro. O titular guarda a escrituração e os comprovantes.
Fontes
- Código Civil, art. 1.179
- CFC: NBC TG Estrutura Conceitual e ITG 2000 (Escrituração Contábil)
- Lei nº 8.134/1990, art. 6º; RIR/2018 (Decreto nº 9.580/2018), arts. 68 e 69
- Instrução Normativa RFB nº 1.500/2014, art. 104
- Provimento CNJ nº 149/2023, arts. 185 a 194
Guia relacionado: Livro-caixa do cartório: o que é e como preencher.